如何有效的開(kāi)會(huì )

　　會(huì )議是業(yè)務(wù)的關(guān)鍵一環(huán)，全世界每天要開(kāi)千百萬(wàn)次會(huì )議。無(wú)論你是與會(huì )者還是主持人，《會(huì )議》一書(shū)有助于你改進(jìn)開(kāi)會(huì )能力，使會(huì )議開(kāi)得高效成功。本書(shū)提供開(kāi)好正式或非正式會(huì )議的各方面具體建議，從最基本的準備到合理安排座位，到最后閉會(huì )。全書(shū)101條簡(jiǎn)明扼要的提示，提供更重要的如何達到目的的信息。而自我評估練習則使你能常規地評價(jià)圖標你的進(jìn)步。本書(shū)提供的寶貴建議可供你再三使用，使你成功開(kāi)好會(huì )議的信心增加，能力提高。

　　●使會(huì )議開(kāi)得卓有成效

　　開(kāi)會(huì )要花費寶貴的時(shí)間和金錢(qián)。故而會(huì )議要在有必要時(shí)才開(kāi)，并且要開(kāi)得簡(jiǎn)短有效。

　　1.每次一開(kāi)始就讓大家都清楚會(huì )議目的。

　　2.如果某個(gè)問(wèn)題不開(kāi)會(huì )也能解決，就不要開(kāi)會(huì )。

　　3.要認真考慮，是甚么使會(huì )議成功，反之又是甚么使會(huì )議不成功。

　　4.要考慮：如果不開(kāi)這個(gè)常規會(huì )議又會(huì )怎么樣。

　　5.請記住，上級主管參加會(huì )議會(huì )抑制討論。

　　6.在工作場(chǎng)所以外的地方舉行會(huì )議，大家都會(huì )覺(jué)得輕松。

　　7.要熟悉正式會(huì )議的各種程序規則。

　　8.要注意正式會(huì )議所具有的一切法律要求。

　　9.開(kāi)會(huì )前先通知與會(huì )者，要他們注意會(huì )議討論的重點(diǎn)。

　　10.信息要加以選擇，避免過(guò)多。

　　11.組織視像會(huì )議和打出會(huì )議電話(huà)時(shí)要考慮世界各地的時(shí)差。

　　12.通過(guò)限制網(wǎng)上會(huì )議時(shí)間使會(huì )議完善。

　　13.電話(huà)會(huì )議上發(fā)言時(shí)要重復你自己的姓名。

　　14.仔細考慮你要召開(kāi)的會(huì )議的類(lèi)型。

　　15.會(huì )議要盡可能小，以免分散注意力。

　　16.在容易看見(jiàn)的位置上放一個(gè)表或鐘，以便掌握時(shí)間。

　　17.凡輔助文件均應與議程一并發(fā)出。

　　18.會(huì )前先拉幾個(gè)盟友。

　　19.開(kāi)會(huì )前必須確信一定能達到會(huì )議目的。

　　20.只要有人偏離會(huì )議方向，立即提醒他們注意議程。

　　●會(huì )議準備

　　為準備會(huì )議花的時(shí)間是不會(huì )浪費的。確信正確的人于適當的時(shí)間、適當的地點(diǎn)前來(lái)參加會(huì )議，并確認他們能作出正確的決定。

　　21.要考慮與會(huì )者在群體合作狀況下的工作情況。

　　22.決定開(kāi)會(huì )時(shí)間前要先考慮交通時(shí)間。

　　23.如果人們不能出席則應該重新安排會(huì )議。

　　24.在議程各個(gè)項目旁列出發(fā)言人姓名。

　　25.要避免在低效能時(shí)間開(kāi)會(huì )，如午餐剛結束后。

　　26.任何議程變動(dòng)都必須通知主持人。

　　27.議程要盡可能短小簡(jiǎn)單。

　　28.盡量將議程限制于一頁(yè)紙上。

　　29.最重要的事應該安排在議程的前面，要趁與會(huì )者精神狀態(tài)最好時(shí)討論。

　　30.要考慮須長(cháng)途跋涉趕來(lái)開(kāi)會(huì )的人所花的時(shí)間。

　　31.要確保有向殘疾與會(huì )者提供便利條件的設施。

　　32.必須將電話(huà)轉移出會(huì )場(chǎng)。

　　33.將有可能出問(wèn)題的會(huì )議安排在中立地開(kāi)。

　　34.要求你的后勤人員核實(shí)會(huì )場(chǎng)當地公共交通的線(xiàn)路站點(diǎn)、運行時(shí)刻表和季節變化。

　　35.要找個(gè)確保沒(méi)有干擾的會(huì )場(chǎng)。

　　36.要考慮多種座位方案后再選擇最合適的一種。

　　37.使用圓桌可使會(huì )議定調為非正式。

　　38.務(wù)必使全體與會(huì )者既能看見(jiàn)又能被看見(jiàn)。

　　39.座位之間應有一臂長(cháng)的間隔。

　　40.不能讓與會(huì )者受太陽(yáng)直接曝曬。

　　41.要求與會(huì )者關(guān)閉移動(dòng)電話(huà)和傳呼機。

　　42.不要用很舒服的椅子，以防與會(huì )者打瞌睡。

　　43.開(kāi)會(huì )前要檢查所有的視聽(tīng)輔助是否完好。

　　44.要謹防會(huì )場(chǎng)過(guò)度提供酒菜牟取額外利潤。

　　45.要確保特殊飲食在需要時(shí)能有供應。

　　46.會(huì )前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。

　　●出席會(huì )議

　　一個(gè)會(huì )議的每個(gè)參加者都有責任確保會(huì )議達到目的。故而要預先準備，積極發(fā)言，使每次會(huì )議都有成效。

　　47.會(huì )前擬出自己的發(fā)言稿。

　　48.和其它參與者在會(huì )前詳細討論并解決有問(wèn)題的議案。

　　49.要保持積極的臉部表情和音調。

　　50.為自己的排練錄像以檢查說(shuō)話(huà)是否清楚。

　　51.開(kāi)始發(fā)言前先作深呼吸。

　　52.既然一個(gè)意見(jiàn)是你自己的意見(jiàn)，你就應該信心十足地講述。

　　53.不要打斷別人發(fā)言，而應讓他們暢所欲言。

　　54.要用不同的詞匯講述相同的意思，使之更生動(dòng)有趣。

　　55.談判時(shí)要識別任何有一致性的地方。

　　56.為使每次會(huì )議成功，你要盡到個(gè)人責任。

　　57.鼓勵那些在常規會(huì )議上輪流當主席的人。

　　58.即使你要否決某項動(dòng)議，也要盡量找出至少一處共同點(diǎn)。

　　59.作為一名主席，要確信你能聽(tīng)得進(jìn)各種觀(guān)點(diǎn)。

　　60.必須按照議程順序作會(huì )議記錄。

　　61.建議主席在新會(huì )議記錄定稿前先念一遍。

　　62.根據會(huì )上所做筆記，會(huì )后立即寫(xiě)出會(huì )議記錄。

　　63.會(huì )議記錄寫(xiě)完后，還要使句子簡(jiǎn)短中肯。

　　●主持會(huì )議

　　每個(gè)會(huì )議都需要主持人指導進(jìn)行。如果你主持會(huì )議，最重要的任務(wù)就是必須確休每次會(huì )議順利進(jìn)行，成功結束。

　　64.要公開(kāi)提問(wèn)，鼓勵每位與會(huì )者說(shuō)出自己的觀(guān)點(diǎn)。

　　65.要求某些與會(huì )者就你主持會(huì )議的表現作出真實(shí)的反饋。

　　66.盡量于會(huì )前認識新來(lái)者。

　　67.要于會(huì )前透徹研究主要觀(guān)點(diǎn)的領(lǐng)袖。

　　68.將會(huì )議安排在午餐之前，這樣就較容易按時(shí)結束。

　　69.會(huì )議一開(kāi)始就告訴與會(huì )者會(huì )議計劃需進(jìn)行多長(cháng)時(shí)間。

　　70.讓遲到者知道他們的行為對會(huì )議不利。

　　71.要制止支流辯論和私下交談。

　　72.請發(fā)怒的與會(huì )者談?wù)劙l(fā)怒的原因，以此消弭憤怒。

　　73.要用積極的響應鼓勵遲疑的與會(huì )者。

　　74.在與會(huì )者中尋找感興趣的正面跡象。

　　75.如果有人必須在你之后發(fā)言，應注意他們是否不耐煩。

　　76.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問(wèn)題，以引起辯論。

　　77.要掌握適用于會(huì )議的正式的紀律性程序規則。

　　78.用片刻沉默將會(huì )議從爭吵中帶回到正軌上來(lái)。

　　79.必須清楚每次會(huì )議的規則。

　　80.開(kāi)會(huì )時(shí)要盡量使大多數與會(huì )者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。

　　81.要改變會(huì )議氣氛，須先改變議題。

　　82.驅逐任何搗亂份子須在不得已時(shí)而為之。

　　83.要趁全體與會(huì )者在場(chǎng)時(shí)安排好下次會(huì )議。

　　84.確保各項決議記錄在案。

　　85.必須盡量以積極的調子結束會(huì )議。

　　86.向每位到會(huì )者、所有的發(fā)言人致謝。

　　87.要區別書(shū)面規則與非書(shū)面儀式。

　　88.可為正式會(huì )議錄音以確保會(huì )議記錄的準確性。

　　89.向與會(huì )者提供收發(fā)信件服務(wù)。

　　90.首先處理日常事務(wù)和管理事務(wù)。

　　91.應在簽名報到臺旁設一信息臺。

　　92.會(huì )場(chǎng)吵鬧時(shí)要站起身顯示主席的權威。

　　93.要為小組委員會(huì )制定準則。

　　94.不要過(guò)多使用程序，因為這樣有可能會(huì )抑制自由討論。

　　95.可將復雜問(wèn)題委托給一個(gè)工作小組，由他們晚些時(shí)候匯報。

　　96.請記住，你有權決定何時(shí)閉會(huì )。

　　97.為重要會(huì )議錄像，以便將來(lái)參考。

　　98.要盡可能簡(jiǎn)化程序規則。

　　99.面對抗議示威要保持冷靜，示威可能會(huì )自行消失。

　　100.如果與會(huì )者大發(fā)脾氣，可宣布短暫休會(huì )。

　　101.預先與保安人員商討處理?yè)v亂份子的程序規則。