會(huì )務(wù)管理系統V2.0產(chǎn)品技術(shù)方案

　　2023年12月

　　目 錄

　　1. 產(chǎn)品概述1

　　2. 產(chǎn)品定位2

　　3. 產(chǎn)品優(yōu)勢 2

　　4. 產(chǎn)品特點(diǎn) 3

　　5. 競品分析 3

　　6. 產(chǎn)品參數 4

　　6.1. 會(huì )務(wù)管理系統參數 4

　　6.2. 會(huì )議顯示屏軟件參數 7

　　6.3. 會(huì )議服務(wù)交互軟件參數 8

　　6.4. 移動(dòng)端會(huì )議預約軟件 8

　　7. 系統架構 9

　　8. 產(chǎn)品功能 10

　　8.1. 會(huì )務(wù)管理系統 10

　　8.1.1. 會(huì )議日歷 10

　　8.1.2. 終端管理 10

　　8.1.3. 我的會(huì )議 11

　　8.1.4. 預約審批 16

　　8.1.5. 系統設置 16

　　8.1.6. 統計分析 25

　　8.1.7. 權限管理 27

　　8.2. 會(huì )議顯示屏軟件功能 29

　　8.2.1. 功能概述 29

　　8.2.2. 內容設置 30

　　8.2.3. 應用拓展 31

　　8.2.4. 墨水屏門(mén)牌 33

　　8.3. 現場(chǎng)平面布局圖 34

　　8.4. 移動(dòng)端會(huì )議預約軟件 34

　　8.4.1. 會(huì )議預約 34

　　8.4.2. 快速預約會(huì )議 35

　　8.4.3. 會(huì )議配置 36

　　8.4.4. 我的會(huì )議 37

　　8.4.5. 會(huì )議審批 38

　　8.4.6. 我的預約 39

　　8.4.7. 我的信息 40

　　8.5. 手機客戶(hù)端(微信)軟件功能 41

　　8.5.1. 會(huì )議預約 41

　　8.5.2. 查看會(huì )議信息 43

　　8.6. 手機客戶(hù)端(釘釘)軟件功能 43

　　8.6.1. 會(huì )議預約 43

　　8.6.2. 會(huì )議通知 44

　　8.7. 墨水屏桌牌 45

　　8.7.1. 功能概述 45

　　8.7.2. 功能介紹 46

　　8.7.3. 內容設置 47

　　8.7.4. 實(shí)際效果 48

　　8.8. 視頻會(huì )議對接 48

　　8.9. 會(huì )議服務(wù)交互軟件功能 49

　　8.9.1. 會(huì )議室監控與服務(wù) 49

　　8.10. 門(mén)禁對接 50

　　8.10.1. 對接方式 50

　　8.10.2. 應用場(chǎng)景 50

　　8.10.3. 接口需求概述 51

　　8.11. OA對接 52

　　8.11.1. 對接方式 52

　　8.11.2. 應用場(chǎng)景 52

　　8.11.3. 接口需求概述 52

　　產(chǎn)品概述

　　當今社會(huì )競爭日益激烈，為了更高效的跨部門(mén)協(xié)作，企業(yè)公司內部需要經(jīng)常通過(guò)會(huì )議進(jìn)行溝通、問(wèn)題解決以及決策的制定，導致企事業(yè)單位內部會(huì )議也不斷增多，會(huì )議信息量也逐漸增大。

　　同時(shí)，企業(yè)的不動(dòng)產(chǎn)成本是企業(yè)僅次于員工工資的第二大開(kāi)銷(xiāo)，如何充分利用資源是企業(yè)管理人員當下應該考慮的問(wèn)題。當前，會(huì )議室的管理大多數企業(yè)仍處于無(wú)系統、0智能、純人工的人工登記狀態(tài)。在信息越來(lái)越豐富的今天，傳統的“人工登記”不僅效率低、不便于管理，還更容易出錯，從而導致傳統會(huì )議的不足之處日益突顯。除此之外，已約會(huì )議室未準時(shí)使用，臨時(shí)會(huì )議無(wú)法召開(kāi)，登記字跡潦草難辨，發(fā)生事故責任難查等均為會(huì )務(wù)管理的難題。

　　會(huì )務(wù)管理系統，通過(guò)信息化管理手段，搭建出一個(gè)高效、便捷和合理的會(huì )務(wù)管理體系，統一有效的管理會(huì )務(wù)信息，包含會(huì )議室及會(huì )議室內軟/硬件的集中管理、會(huì )議預約、會(huì )議簽到、會(huì )議資料整理等功能。操作者可通過(guò)PC端、移動(dòng)端、觸摸屏等多種方式便捷的預訂會(huì )議室的使用。PC端會(huì )議預約方式包括Web網(wǎng)頁(yè)、OA對接、OutLook對接、Exchange對接等，移動(dòng)端會(huì )議預約方式包括微信公眾號、微信企業(yè)公眾號、釘釘、HTML5等，移動(dòng)端基于H5可實(shí)現與現有自建OA類(lèi)APP無(wú)縫對接。

　　當會(huì )議即將召開(kāi)或者臨時(shí)出現會(huì )議變更時(shí)，系統可自動(dòng)通過(guò)郵件、短信、電話(huà)、釘釘、微信等方式及時(shí)通知參會(huì )人員。系統與各種PAD、智能電視、android一體機等終端設備聯(lián)動(dòng)，動(dòng)態(tài)展示會(huì )議信息。同時(shí)，支持會(huì )議一鍵服務(wù)和會(huì )議室設備(如：燈光、空調、窗簾、門(mén)禁等)智能聯(lián)動(dòng)控制。

　　可以支持與無(wú)紙化會(huì )議系統、多媒體信息發(fā)布系統融合應用，在未來(lái)拓展建設無(wú)紙化會(huì )議室時(shí)，無(wú)需服務(wù)端軟硬件重復建設。使用戶(hù)能夠更加方便、快速和高效的完成會(huì )務(wù)信息的管理。

　　產(chǎn)品定位

　　會(huì )務(wù)管理系統可用于政府、事業(yè)單位、企業(yè)單位等具備多個(gè)會(huì )議室的場(chǎng)景。實(shí)現將會(huì )議室認定為固定資產(chǎn)，且通過(guò)信息化對會(huì )議室資產(chǎn)標準化、規范化的使用，進(jìn)一步提高會(huì )議室的使用率、進(jìn)一步提升企業(yè)的整體形象。通過(guò)信息化系統的手段，解決主辦方、參會(huì )方面臨的以下問(wèn)題：

　　主辦方

　　工作繁雜：組織工作繁雜、工作量大、容易出現紕漏;

　　信息安全：機密信息、機密資料容易泄露;

　　節約環(huán)保：紙質(zhì)材料大量打印復印，造成材料浪費;

　　需求溝通：無(wú)法與大量參會(huì )方人員進(jìn)行需求溝通，難以提供及時(shí)服務(wù);

　　服務(wù)效率：會(huì )議中信息變更難以準確、及時(shí)的通知;

　　人員信息：不能及時(shí)準確清楚參會(huì )人員的信息及簽到情況;

　　座次排位：參會(huì )人員無(wú)法準確找到自己的座位，造成會(huì )議已經(jīng)開(kāi)始，會(huì )場(chǎng)還處于無(wú)序狀態(tài)。

　　參會(huì )方

　　材料管理：紙質(zhì)會(huì )議材料攜帶、查看不便;會(huì )后處理資源浪費;

　　行程規劃：主辦方提供資訊有限，不易規劃行程;

　　會(huì )議進(jìn)程：受限會(huì )議通知的信息量，會(huì )議進(jìn)程無(wú)法完整掌握;

　　與會(huì )溝通：會(huì )議中溝通渠道不暢，影響效果;

　　服務(wù)質(zhì)量：有安排變更或需要幫助時(shí)難以得到準確消息，難以獲得及時(shí)服務(wù);

　　產(chǎn)品優(yōu)勢

　　將智能化預訂過(guò)程引入辦公場(chǎng)所，適用與政府、企事業(yè)單位、學(xué)校、CBD寫(xiě)字樓、產(chǎn)業(yè)孵化基地等，解決會(huì )議沖突和復雜場(chǎng)景的會(huì )議室預訂，有助于會(huì )議室高效共享，進(jìn)一步減少管理時(shí)間。

　　會(huì )務(wù)管理系統具備多語(yǔ)言配置功能，自助研發(fā)，可支持客戶(hù)特定需求的定制開(kāi)發(fā)

　　與無(wú)紙化會(huì )議終端無(wú)縫對接，未來(lái)拓展無(wú)紙化會(huì )議室時(shí)無(wú)需服務(wù)端重復采購

　　與短信平臺、郵件平臺、釘釘平臺、微信平臺均具備功能對接，覆蓋日常會(huì )議應用場(chǎng)景

　　可與公司多媒體信息發(fā)布系統、無(wú)紙化會(huì )議系統、大屏分布式系統融合應用，提供一體化的解決方案

　　支持會(huì )議室門(mén)口通過(guò)會(huì )議信息顯示屏展示會(huì )議室全天的會(huì )議日程安排

　　為會(huì )務(wù)服務(wù)人員單獨設置會(huì )議服務(wù)臺軟件，監控會(huì )議室使用情況

　　與門(mén)禁聯(lián)動(dòng)實(shí)現無(wú)感簽到，與中控聯(lián)動(dòng)實(shí)現會(huì )議室自動(dòng)化控制，更加有效的進(jìn)行資源整合，更低成本的享受智能化服務(wù)

　　產(chǎn)品特點(diǎn)

　　會(huì )議室集中化管理，會(huì )議室資產(chǎn)和維護維修管理;

　　會(huì )議預約支持電腦、手機多終端快速預約;

　　會(huì )議設備聯(lián)動(dòng)控制，可以對接中控或設備聯(lián)動(dòng)控制;

　　會(huì )議顯示屏支持自定義背景圖片，可支持定制化服務(wù);

　　會(huì )議參會(huì )通知支持電話(huà)、短信、郵件、釘釘、微信多渠道;

　　會(huì )前可快速創(chuàng )建會(huì )議，按照會(huì )議議題一鍵上傳所有會(huì )議資料;

　　競品分析

　　與同類(lèi)產(chǎn)品對比分析，產(chǎn)品具備如下特點(diǎn)：

　　會(huì )議門(mén)口顯示屏展示界面可自定義靈活設計，包括會(huì )議室信息、多媒體信息同步展示;

　　管理系統與無(wú)紙化系統可集成管理，可以實(shí)現普通會(huì )議和無(wú)紙化會(huì )議的統一管理;

　　與多媒體信息發(fā)布系統融合應用，信息發(fā)布屏可會(huì )議信息和多媒體信息發(fā)布切換使用;

　　與運維管理平臺無(wú)縫銜接，實(shí)現會(huì )議室設備的監控、巡檢、告警等應用。

　　產(chǎn)品參數

　　會(huì )務(wù)管理系統參數

　　會(huì )務(wù)管理系統的服務(wù)應用，實(shí)現會(huì )前預約、會(huì )后資料共享等會(huì )議應用。

　　與無(wú)紙化終端無(wú)縫對接，拓展無(wú)紙化會(huì )議室時(shí)無(wú)需重復建設;

　　會(huì )議預約支持PC端、移動(dòng)端多種方式進(jìn)行會(huì )議預約。PC端實(shí)現Web瀏覽器預約、OA對接預約、Outlook對接預約、Exchange對接預約;移動(dòng)端支持微信公眾號預約、企業(yè)微信公眾號預約、釘釘預約、HTML5頁(yè)面預約;

　　系統實(shí)現OA系統對接、門(mén)禁系統對接、企業(yè)微信對接、釘釘對接、第三方對接、接口對接、文件同步等多種方式，使單位的組織架構、用戶(hù)與系統的組織架構、使用用戶(hù)一對一對應，并支持定期同步更新;

　　會(huì )議日歷，用戶(hù)登陸后在左側使用日歷的方式展示給用戶(hù)當月的會(huì )議日程安排，支持按周、月對會(huì )議日歷進(jìn)行排布。在有會(huì )議的日期內縮略顯示會(huì )議主題，點(diǎn)擊日期詳細查看當日的會(huì )議信息、會(huì )議資料和會(huì )議參會(huì )人員。在右側以時(shí)間節點(diǎn)的方式顯示當天所有的會(huì )議進(jìn)程，默認以時(shí)間倒序的方式進(jìn)行展示，展示的信息包含會(huì )議時(shí)間、會(huì )議時(shí)長(cháng)、會(huì )議主題、會(huì )議室名稱(chēng)以及會(huì )議主席。支持顯示跨天會(huì )議的完整時(shí)間段;

　　會(huì )議預約申請，通過(guò)甘特圖的方式顯示會(huì )議室全天會(huì )議日程安排，可視化的方式快速確認空閑會(huì )議室，以日期或者會(huì )議室維度進(jìn)行切換查詢(xún)，使用戶(hù)快速進(jìn)行會(huì )議預約;

　　預約時(shí)可為每場(chǎng)會(huì )議關(guān)聯(lián)多個(gè)參會(huì )人員，選擇參會(huì )人員時(shí)支持通過(guò)部門(mén)關(guān)聯(lián)快速檢索公司內部員工。也可以導入的方式增加參會(huì )人員;

　　人員排位，參會(huì )人員座次匹配，逐個(gè)選擇議題，通過(guò)拖拽參會(huì )人員的方式，在會(huì )議室實(shí)際可視化圖形布局頁(yè)面上擺放參會(huì )人員的落座位置。

　　會(huì )議預約申請后，需要對會(huì )議申請進(jìn)行審批，審批通過(guò)后利用電話(huà)、短信、郵件、釘釘、微信等多種方式，通知預約申請人以及參會(huì )人員。會(huì )議提醒時(shí)長(cháng)可自定義;

　　系統可為會(huì )議下每個(gè)議題下上傳不同的會(huì )議資料，同時(shí)可在每個(gè)議題下配置不同的參會(huì )人員，可設置每個(gè)參會(huì )人員資料的查看權限;

　　系統內置可視化組件，實(shí)現平面圖的方式顯示會(huì )議室布局位置，提供桌子、椅子、大門(mén)、終端等控件，可按照會(huì )場(chǎng)實(shí)際位置進(jìn)行布局;在會(huì )議預約時(shí)，使用可視化的方式為參會(huì )人員進(jìn)行排位，可隨時(shí)位置調換;

　　我的會(huì )議管理，可以查看全部已申請的會(huì )議，會(huì )前可隨時(shí)上傳、補充會(huì )議資料;

　　會(huì )議啟動(dòng)，會(huì )議即將接近預約時(shí)間，并且當前會(huì )議室沒(méi)有被其他會(huì )議占用時(shí)，可手動(dòng)啟動(dòng)會(huì )議，對應的會(huì )議室內的相關(guān)設備開(kāi)始執行開(kāi)機啟動(dòng)等操作;

　　會(huì )議取消，在會(huì )議啟動(dòng)前，可以將會(huì )議取消，會(huì )議取消后，當前會(huì )議室可在此時(shí)段內被其他管理員預約其他會(huì )議;

　　參會(huì )人員會(huì )前通過(guò)會(huì )議資料實(shí)現資料共享，可隨時(shí)下載查看;

　　會(huì )議結束后，會(huì )議管理員可上傳會(huì )議過(guò)程中的決議、會(huì )議記錄等會(huì )議資料，形成完整會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后資料。參會(huì )人員可下載查看;

　　會(huì )議室集中管理，利用動(dòng)態(tài)的會(huì )議預約申請手段，解決公司會(huì )議室固定資產(chǎn)利用不充分的問(wèn)題。系統內置強大的審批功能，可為每個(gè)會(huì )議室獨立設置按，同時(shí)可為每個(gè)會(huì )議室設置會(huì )議審批管理員;

　　系統具備對每個(gè)會(huì )議室單獨設置審批流程，可實(shí)現單人審批、多人審批、整個(gè)審批流程設置;可通過(guò)多路判斷節點(diǎn)判斷審批人的角色信息、部門(mén)信息;同時(shí)還支持設置審批人審批指定的審批表單、多人審批指定的審批表單等。

　　系統具備周期會(huì )議邏輯，如晨會(huì )、周例會(huì )、項目會(huì )周期性較長(cháng)，可保存為周期會(huì )議，重復頻率包含每天、每個(gè)工作日、每周、每月等;

　　會(huì )議室資產(chǎn)管理，通過(guò)信息采集完善會(huì )議室基本信息、會(huì )議室內固定資產(chǎn)信息，當設備發(fā)生故障后直觀(guān)明確供應商、維保單位便于及時(shí)聯(lián)系維修。

　　系統管理對使用系統的公司部門(mén)、角色權限、用戶(hù)進(jìn)行管理，對會(huì )議室基本信息維護。

　　會(huì )議資源數據存儲及分析，直觀(guān)統計利于總結和數據挖掘，實(shí)現圖形化會(huì )議綜合統計，會(huì )議時(shí)長(cháng)統計，參會(huì )人數統計，會(huì )議次數統計;

　　會(huì )議報表管理，以時(shí)間、會(huì )議室為維度展示會(huì )議室的使用記錄臺賬;

　　微信對接，關(guān)注微信公眾號后，可快速對本公司的會(huì )議室進(jìn)行會(huì )議預約;公眾號接收推送會(huì )議邀請通知;

　　釘釘對接，動(dòng)態(tài)更新企業(yè)組織架構及企業(yè)用戶(hù)基本信息;接收推送的會(huì )議邀請通知;系統接收終端用戶(hù)的會(huì )議反饋信息;

　　會(huì )議信息發(fā)布屏管理，用戶(hù)通過(guò)可視化設計工具對會(huì )議信息發(fā)布屏顯示內容、布局進(jìn)行靈活定義;可切換混用模式實(shí)現會(huì )議時(shí)顯示綁定會(huì )議室的全天會(huì )議日程安排，無(wú)會(huì )時(shí)顯示預編輯的多媒體信息發(fā)布節目;

　　人臉識別，通過(guò)系統人臉識別鑒權服務(wù)實(shí)現會(huì )議簽到功能、人臉識別門(mén)禁控制功能等;

　　會(huì )議室平面圖功能，使用真實(shí)平面圖顯示會(huì )議室的實(shí)際位置，通過(guò)顏色區分會(huì )議室當前狀態(tài);

　　系統支持收費規則的設置，可提前預設收費方案，如日常收費方案、特價(jià)收費方案;

　　支持新建收費規則，包含日期、時(shí)間、時(shí)長(cháng)、單價(jià)、收費類(lèi)型，系統默認8:00-12:00為上午，12:00-18:00為下午，18:00-24:00為晚上，重復時(shí)間段會(huì )疊加金額;

　　為保障系統安全，防止被他人惡意登錄，支持設置管理員口令，并且可以指定口令長(cháng)度、設置重置口令，出于系統的安全性考慮，可實(shí)現定期更換口令，設置口令凍結時(shí)間，根據需要調整身份鑒別次數和日志審計保存周期。

　　支持設備管理，支持對門(mén)禁和中控等設備進(jìn)行添加、編輯和查詢(xún)等操作，包含設備類(lèi)型、實(shí)現方式、指令類(lèi)型直觀(guān)的清楚每個(gè)設備的指令類(lèi)型和實(shí)現方式，便于管理。

　　支持日志管理，日志管理詳細的記錄了什么人，在什么時(shí)間，做了哪些事，操作結果是怎樣的;方便查找操作記錄，支持按照用戶(hù)名、操作內容、日期、操作結果、角色等數據字段精確查找。

　　會(huì )議顯示屏軟件參數

　　會(huì )議室門(mén)口的顯示屏，通過(guò)服務(wù)器配置顯示屏可以與會(huì )議綁定，可以支持會(huì )議室多個(gè)門(mén)的顯示屏設置;

　　會(huì )議信息顯示屏可顯示會(huì )議室名稱(chēng)、會(huì )議室使用狀態(tài)(會(huì )議中、下場(chǎng)會(huì )議時(shí)間)、當前日期時(shí)間、當天會(huì )議預約安排;

　　通過(guò)系統可視化設計器，可為會(huì )議室的空閑、籌備中、簽到中、會(huì )議中等狀態(tài)顯示不同的定制內容;顯示內容可通過(guò)服務(wù)端可視化設計器自定義排版內容的布局、樣式、圖片、視頻;

　　支持界面的背景圖片自定義;

　　支持在會(huì )議信息顯示屏預約會(huì )議，達到臨時(shí)占用會(huì )議室的效果。

　　與人臉抓拍攝像機結合，可實(shí)現參會(huì )人員無(wú)感簽到。

　　支持人臉識別簽退功能。

　　支持掃描會(huì )議信息顯示屏上的二維碼進(jìn)行會(huì )議預約和會(huì )議簽到。

　　會(huì )議信息顯示屏可聯(lián)動(dòng)門(mén)禁控制系統，數據雙向互動(dòng);實(shí)現參會(huì )人員通過(guò)會(huì )議信息顯示屏簽到后自動(dòng)打開(kāi)關(guān)聯(lián)門(mén)禁;實(shí)現參會(huì )人員刷卡打開(kāi)門(mén)禁后系統自動(dòng)簽到，簽到后可以語(yǔ)音播報簽到結果;

　　會(huì )議信息顯示屏軟件可與會(huì )議室內安裝的環(huán)境監測設備關(guān)聯(lián)，顯示內容包括溫度、濕度、PM2.5、甲醛、一氧化碳、二氧化碳等數據;

　　系統可與信息發(fā)布系統的混合使用，在無(wú)會(huì )議時(shí)可以顯示發(fā)布的圖片、視頻等多媒體內容;

　　會(huì )議服務(wù)交互軟件參數

　　行政前臺或者會(huì )議室管理人員的專(zhuān)用服務(wù)軟件

　　會(huì )議室狀態(tài)監控，可視化的方式顯示當前時(shí)間正在開(kāi)會(huì )中的會(huì )議室、未使用的會(huì )議室、正在維修的會(huì )議室

　　會(huì )議室準備提醒：在會(huì )議服務(wù)人員日常使用的過(guò)程中，可實(shí)時(shí)監測會(huì )議室狀態(tài)，及時(shí)了解各會(huì )議室的會(huì )議安排，做好會(huì )前準備

　　會(huì )議服務(wù)，接收道會(huì )議室發(fā)送的服務(wù)呼叫后，通過(guò)系統消息和語(yǔ)音的方式提醒服務(wù)人員

　　移動(dòng)端會(huì )議預約軟件

　　移動(dòng)端會(huì )議預約軟件功能說(shuō)明：

　　支持與客戶(hù)微信企業(yè)公眾號、微信公眾號、微信小程序、釘釘、OA系統以及第三方應用對接，實(shí)現移動(dòng)端查詢(xún)預約的會(huì )議、邀請參會(huì )的會(huì )議以及在移動(dòng)端中預約會(huì )議，并支持移動(dòng)端進(jìn)行會(huì )議審批。

　　支持移動(dòng)端利用個(gè)人信息編輯功能，維護姓名、職務(wù)、職稱(chēng)以及面部識別照片等信息。

　　1、 會(huì )議預約：使用單位每個(gè)會(huì )議室每天均可創(chuàng )建自由時(shí)間段的多個(gè)會(huì )議，便于提升會(huì )議室的有效利用率。在會(huì )議預約模塊能通過(guò)會(huì )議室分組、會(huì )議時(shí)間多種方式篩選目標會(huì )議室的空閑時(shí)間，點(diǎn)擊可預約會(huì )議。

　　2、 會(huì )議快速預約：會(huì )議預約后，開(kāi)始對會(huì )議內容進(jìn)行創(chuàng )建。 輸入會(huì )議主題、選擇會(huì )議時(shí)間即可快速預約會(huì )議。

　　3、 會(huì )議配置：快速預約后，可簽到方式、通知方式、提醒方式、會(huì )務(wù)服務(wù)、參會(huì )人員、會(huì )議議題等內容進(jìn)行配置。

　　4、 會(huì )議通知：會(huì )議預約申請后，需要對會(huì )議申請進(jìn)行審批，審批通過(guò)后利用電話(huà)、短信、釘釘、郵件、微信等多種方式，通知預約申請人以及參會(huì )人員。會(huì )議提醒時(shí)長(cháng)可自定義。

　　5、 選擇參會(huì )人：可以通過(guò)組織架構的方式選擇多個(gè)參會(huì )人員，默認匹配參會(huì )人員角色。

　　6、 議題配置：在移動(dòng)端系統中可依次創(chuàng )建會(huì )議議題，每個(gè)議題可上傳多個(gè)會(huì )議資料，會(huì )議資料可以是office文檔類(lèi)、PDF類(lèi)、圖片類(lèi)、視頻類(lèi)文件資源，會(huì )議議題通過(guò)點(diǎn)擊“上移、下移”調節議題順序，會(huì )議資料跟隨議題進(jìn)行調整，并可設置每個(gè)參會(huì )人員資料的查看權限。為了使會(huì )議適應更多的應用場(chǎng)景每個(gè)議題下課配置不同的參會(huì )人員。

　　7、 周期會(huì )議：移動(dòng)端系統具備周期會(huì )議邏輯，如晨會(huì )、周例會(huì )、項目會(huì )周期性較長(cháng)，可保存為周期會(huì )議，重復頻率包含每天、每個(gè)工作日、每周、每月等。

　　8、 會(huì )議啟動(dòng)：會(huì )議即將接近預約時(shí)間，并且當前會(huì )議室沒(méi)有被其他會(huì )議占用時(shí)，會(huì )議管理員角色在我創(chuàng )建的會(huì )議列表中點(diǎn)擊啟動(dòng)按鈕，會(huì )議室內的無(wú)紙化終端開(kāi)始執行升降屏升起、無(wú)紙化客戶(hù)端軟件啟動(dòng)等操作。

　　系統架構

　　系統主要的產(chǎn)品包括：

　　產(chǎn)品功能

　　會(huì )務(wù)管理系統

　　會(huì )議日歷

　　產(chǎn)品深入探索用戶(hù)習慣，為普通參會(huì )人員建立會(huì )議日程視圖。左側使用月度日歷的模式，顯示參會(huì )人員每日的會(huì )議安排，支持按周、月對會(huì )議日歷進(jìn)行排布。鼠標移入對應日期即可查看該日的會(huì )議安排，點(diǎn)擊可查看會(huì )議詳情。在右側以時(shí)間節點(diǎn)的方式顯示當天所有的會(huì )議進(jìn)程，默認以時(shí)間倒序的方式進(jìn)行展示，展示的信息包含會(huì )議時(shí)間、會(huì )議時(shí)長(cháng)、會(huì )議主題、會(huì )議室名稱(chēng)以及會(huì )議主席，支持顯示跨天會(huì )議的完整時(shí)間段。

　　終端管理

　　設備管理可對圍繞會(huì )議室周邊建設的硬件設備進(jìn)行統一、集中維護和管理。在會(huì )務(wù)管理狀態(tài)時(shí)，對發(fā)布屏終端進(jìn)行狀態(tài)監控，為更符合會(huì )議室裝修風(fēng)格，發(fā)布屏終端通過(guò)可視化設計器頁(yè)面，也可以配置終端的顯示內容、顯示背景。

　　在無(wú)紙化會(huì )議管理狀態(tài)時(shí)，可管理的范圍包括會(huì )議終端、信息發(fā)布終端、侯會(huì )播報終端、服務(wù)交互終端、信號輸出解碼器、信號輸入編碼器、會(huì )議公告終端等。

　　在設備管理模塊中，圍繞會(huì )議室周邊硬件可動(dòng)態(tài)監測硬件的運行狀態(tài)，運行的終端版本。還提供終端的在線(xiàn)更新以及終端的會(huì )議室綁定等功能。

　　我的會(huì )議

　　會(huì )議室查詢(xún)

　　可按照日期、會(huì )議室類(lèi)型查找會(huì )議室，用直觀(guān)可視化的方式進(jìn)行查找預約操作。此功能下顯示全部會(huì )議室預約狀態(tài)，以時(shí)間軸顯示符合要求的會(huì )議室當前狀態(tài)，包括暫停使用、已預約、會(huì )議中等狀態(tài)。

　　會(huì )議預約申請

　　選擇合適的會(huì )議室和時(shí)間后，可以快速提交預約申請。預約時(shí)，會(huì )根據會(huì )議室的類(lèi)型創(chuàng )建不同的會(huì )議，如無(wú)紙化會(huì )議、常規會(huì )議。

　　常規會(huì )議創(chuàng )建時(shí)，填寫(xiě)會(huì )議主題信息，點(diǎn)擊“確定”按鈕，即可對會(huì )議室使用時(shí)間進(jìn)行占用避免他人在重復的時(shí)間預約會(huì )議。

　　在創(chuàng )建時(shí)還可選擇是否保存為模板、是否為周期會(huì )議。

　　保存為模板后，未來(lái)再次召開(kāi)會(huì )議參會(huì )人員、會(huì )議議題等變化較少時(shí)，可直接選擇已保存的模板，減少會(huì )議預約操作步驟。

　　周期會(huì )議可重復頻率包含每天、每個(gè)工作日、每周、每月等不同的周期，系統會(huì )根據周期自動(dòng)預約會(huì )議，到達會(huì )議時(shí)間后，會(huì )議自動(dòng)啟動(dòng)減少會(huì )議預約操作步驟。

　　會(huì )議配置

　　會(huì )議配置功能可配置參加本次會(huì )議的參會(huì )人員、會(huì )議服務(wù)、簽到方式、通知方式、提醒時(shí)間以及本次會(huì )議的議題，人員排位等。

　　參會(huì )人員的選擇系統內置三種方式。第一種方式，從系統中選擇系統內添加員工;第二種方式，通過(guò)模板導入的方式添加本次會(huì )議的參會(huì )人員;第三種方式，通過(guò)加載分組的方式將當前用戶(hù)下已保存的參會(huì )人員分組快速提取。

　　在此功能中還可以選擇當前會(huì )議室下可配置的會(huì )議服務(wù)。同時(shí)，系統提供直接入會(huì )登錄簽到、簽名簽到、用戶(hù)名密碼簽到等多種方式。

　　會(huì )議提醒可選擇語(yǔ)音電話(huà)、短信、郵件、微信、釘釘等方式，結合提醒方式可設置本場(chǎng)會(huì )議提醒的時(shí)間，可設置立即提醒、提前五分鐘、提前15分鐘等時(shí)段。

　　會(huì )議議題配置時(shí)，根據會(huì )議的實(shí)際情況可以添加議題，系統允許每場(chǎng)會(huì )議下均可配置多個(gè)會(huì )議議題，每個(gè)議題下均可上傳不同的會(huì )議資料。議題添加完成后，通過(guò)上移、下移調整議題在會(huì )議過(guò)程中的順序，對應議題下的會(huì )議資料也隨之改變。同時(shí)，系統為覆蓋絕大多數的會(huì )議場(chǎng)景，支持為本場(chǎng)會(huì )議每個(gè)議題下配置不同的參會(huì )人員，對于會(huì )議資料也支持設置每個(gè)參會(huì )人員的可見(jiàn)權限。

　　我的會(huì )議查詢(xún)

　　通過(guò)我的會(huì )議功能，可查看我創(chuàng )建的會(huì )議和我參加的會(huì )議。在我的會(huì )議中，申請人可以查看自己預約的會(huì )議，查看預約審批狀態(tài)，已通過(guò)審批的可以發(fā)出會(huì )議邀請通知，會(huì )議結束后可以上傳會(huì )議紀要內容共享。對于還未開(kāi)始的會(huì )議可進(jìn)行會(huì )議調整、修改配置、取消會(huì )議等操作。

　　在我參加的會(huì )議列表，可查看需要我參加的會(huì )議主題、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議地點(diǎn)、預約人等，通過(guò)詳情可查看會(huì )議更多內容。

　　會(huì )議邀請通知

　　會(huì )議預約申請審批通過(guò)后，申請人可以收到短信和郵件的通知，申請人在“我的會(huì )議查詢(xún)”中可以查看并再次確認會(huì )議安排和參會(huì )人員(包括手機、郵件)，支持選擇是否通過(guò)系統發(fā)出會(huì )議通知，可以選擇短信、郵件、電話(huà)等通知方式，內容自動(dòng)生成并且可以自行編輯，系統自動(dòng)向參會(huì )人員發(fā)送。

　　選擇通知方式，點(diǎn)擊通知與會(huì )人員，彈出通知內容(默認系統生成，會(huì )議時(shí)間、會(huì )議室、會(huì )議主題、參會(huì )人員)，用戶(hù)可以再編輯。

　　我的模板

　　我的模板對創(chuàng )建會(huì )議時(shí)勾選模板會(huì )議的內容進(jìn)行管理。

　　模板可保存的內容有會(huì )議主題、會(huì )議室、預訂人、創(chuàng )建時(shí)間、詳情等字段。通過(guò)我的模板可將已保存的會(huì )議模板取消，也可點(diǎn)擊模板查看模板內保存的詳細信息，詳細信息主要包含會(huì )議預約信息和會(huì )議明細，具備完整的會(huì )議模板，方便管理人員查看模板內容，減少操作步驟。

　　資料整理

　　資料整理實(shí)現對會(huì )議資料的整合、批量下載的功能。

　　會(huì )議資料分為會(huì )前資料、會(huì )中資料、會(huì )后資料三個(gè)部分;可執行的操作的有一鍵導出、一鍵銷(xiāo)毀、推送資料、上傳等。

　　會(huì )前資料：會(huì )議管理員創(chuàng )建會(huì )議配置會(huì )議議題的時(shí)候上傳的所有資料，也可以叫做會(huì )議資料源文件。

　　會(huì )中資料：分為電子白板資料、會(huì )議批注資料、會(huì )議紀要三個(gè)部分，每一位參會(huì )人員所保存的電子白板內容，會(huì )議過(guò)程中對會(huì )議資料標注的內容，會(huì )議秘書(shū)記錄的會(huì )議紀要都會(huì )保存下來(lái)。會(huì )議過(guò)程中遺漏上傳的資料、會(huì )議后產(chǎn)生的會(huì )議決議等。

　　會(huì )后資料：可以在資料整理功能中通過(guò)上傳的方式補充會(huì )后資料。除此之外還可以通過(guò)推送資料功能將會(huì )后資料推送給參會(huì )人員。

　　資料整理在會(huì )議結束后，通過(guò)資料整理功能，實(shí)現對會(huì )議前、會(huì )議中、會(huì )議后不同時(shí)間段產(chǎn)生的資料批量下載。也可以實(shí)現對單獨參會(huì )人員的會(huì )中產(chǎn)生資料的批量整理下載功能。

　　會(huì )議資料整理還可以導出參會(huì )人員的會(huì )議簽到信息、會(huì )議過(guò)程中投票表決的內容。

　　預約審批

　　會(huì )議管理員角色可以進(jìn)行預約審批，在“預約審批”功能中可以查看所有的會(huì )議預約申請，可以查看會(huì )議預約申請內容。

　　對會(huì )議預約內容查看后，可以進(jìn)行審批操作，預約退回需要填寫(xiě)退回原因，通過(guò)短信或郵箱通知預約申請人。

　　系統設置

　　管理用戶(hù)具有系統最高權限，主要對使用系統的公司部門(mén)、角色權限、用戶(hù)進(jìn)行管理，對會(huì )議室基本信息維護。

　　信發(fā)模板管理

　　信息發(fā)布模板應用在信息發(fā)布終端，通過(guò)可視化設計器對終端顯示內容進(jìn)行拖拽擺放，為會(huì )議室門(mén)口安裝的發(fā)布屏終端配置個(gè)性化的顯示內容。

　　編輯功能下可擺放控件有圖片、矩形、文字、變量、按鈕、時(shí)鐘、天氣、限號、甘特圖時(shí)間軸、視頻、人臉識別控件、會(huì )議列表控件、已簽到人員等，其中按鈕可對接中控、門(mén)禁等實(shí)現關(guān)聯(lián)操作。

　　會(huì )議標語(yǔ)管理

　　在很多大型會(huì )議室召開(kāi)會(huì )議的時(shí)候，會(huì )議室內一般配置顯示硬件除了無(wú)紙化終端外，還會(huì )有大熒幕或拼接屏，會(huì )議開(kāi)始后，會(huì )議室內大熒幕或拼接屏，控制展示會(huì )議橫幅、標語(yǔ)內容。

　　1、橫幅標語(yǔ)顯示：當這些大屏幕在會(huì )議開(kāi)始時(shí)或會(huì )議過(guò)程中不需要顯示會(huì )議資料時(shí)，為了不顯示無(wú)信號一般會(huì )展示會(huì )議橫幅、標語(yǔ)等內容。秘書(shū)可靈活控制標語(yǔ)的打開(kāi)和關(guān)閉。

　　2、橫幅標語(yǔ)配置：橫幅標語(yǔ)軟件就是利用可視化的手段，靈活的定制大屏顯示橫幅標語(yǔ)的內容。

　　會(huì )議室管理

　　會(huì )議室管理是對全部會(huì )議室的基礎屬性進(jìn)行維護管理，同時(shí)可以對會(huì )議室內硬件進(jìn)行控制。

　　基礎屬性維護包括會(huì )議室真實(shí)布局圖、會(huì )議室內顯示屏、會(huì )議室對接的設備、會(huì )議室是否需要審批、容納人數、是否計費等。在系統初始化、會(huì )議室裝修后，使用系統會(huì )議室管理模塊按照會(huì )議室內桌椅、無(wú)紙化終端、常規會(huì )議室的實(shí)際布局，可視化拖拽設置會(huì )議室內座次，并且綁定設備終端。

　　會(huì )議室控制功能包括，控制會(huì )場(chǎng)內的終端開(kāi)機、關(guān)機，可控制對接空調、新風(fēng)、中控、門(mén)禁、占空、燈光、環(huán)境傳感器等開(kāi)啟、結束的條件。

　　除此之外，為減輕領(lǐng)導的信息處理壓力，避免大量的流程堆積，系統通過(guò)會(huì )議室維度實(shí)現對每一個(gè)會(huì )議室設置審批流程。

　　通過(guò)流程設置，以可視化節點(diǎn)的形式進(jìn)行展示，管理人員可以根據真實(shí)的審批情況通過(guò)拖拽的方式搭建審批流程;主要包含全局節點(diǎn)和審批節點(diǎn)兩部分，其中，全局節點(diǎn)包含開(kāi)始、會(huì )議結束審批和結束五個(gè)節點(diǎn)，審批節點(diǎn)包含用戶(hù)審批和審批表單、多路判斷、會(huì )簽審批、智能匹配五個(gè)節點(diǎn)。

　　全局節點(diǎn)決定一個(gè)審批流程開(kāi)始和結束。審批節點(diǎn)是指定在流程環(huán)節中由誰(shuí)完成審批動(dòng)作以及審批內容。

　　在選擇用戶(hù)審批時(shí)，以部門(mén)+用戶(hù)多級列表的形式選擇審批人，只能選擇一人。

　　在選擇審批表單時(shí)，以部門(mén)+用戶(hù)多級列表的形式選擇審批人，可指定審批人審批指定的表單，多路判斷用來(lái)判斷審批人的角色信息、部門(mén)信息等。除此之外，還具備會(huì )簽審批，可實(shí)現對某些審批表單進(jìn)行多人審批，可選擇“與”、“或”關(guān)系，來(lái)控制審批操作。

　　智能匹配節點(diǎn)支持按照部門(mén)主管審批，可選擇“與”、“或”關(guān)系，來(lái)控制審批操作。

　　日志管理

　　日志管理詳細的記錄了什么人，在什么時(shí)間，做了哪些事，操作結果是怎樣的;方便查找操作記錄，可按照用戶(hù)名、操作內容、日期、操作結果、角色等數據字段精確查找。

　　收費規則設置

　　適用場(chǎng)景通常為傳統寫(xiě)字樓或者是服務(wù)式辦公室等能提供臨時(shí)租賃會(huì )議，室的場(chǎng)所，可以根據實(shí)際情況編輯收費規則和收費類(lèi)型。如可以在系統中預設置日常收費規則和特價(jià)收費規則，對于日常的會(huì )議室租賃時(shí)，可直接執行日常收費規則，無(wú)需重復設置，對于節假日等特殊的情況下，會(huì )出現折扣的情況，可直接執行特價(jià)收費規則，方便用戶(hù)快捷操作。

　　新建收費規則時(shí)，通過(guò)填寫(xiě)規則名稱(chēng)、選擇收費類(lèi)型快速創(chuàng )建收費規則。系統默認規則明細：規則明細規定，上午是8:00-12:00，下午是12:00-18:00，晚上是18:00-24:00，重復時(shí)間段會(huì )疊加金額;通過(guò)日期、時(shí)間、單價(jià)、時(shí)長(cháng)的設置實(shí)現在不同時(shí)間段內，收取不同金額的費用。

　　安全策略設置

　　為保障系統安全，防止被他人惡意登錄，因此設置了管理員口令，并且可以指定口令長(cháng)度、設置重置口令，出于系統的安全性考慮，可實(shí)現定期更換口令，設置口令凍結時(shí)間，根據需要調整身份鑒別次數和日志審計保存周期。

　　設備管理

　　這里設備管理主要是對門(mén)禁和中控等設備進(jìn)行添加、編輯和查詢(xún)等操作，直觀(guān)的清楚每個(gè)設備的指令類(lèi)型和實(shí)現方式，便于管理。

　　支持填寫(xiě)品牌名稱(chēng)、英文名稱(chēng)、設備類(lèi)型、指令類(lèi)型、實(shí)現方式等信息，實(shí)現設備對接，用于后續設備控制。

　　其他設置

　　通過(guò)其他設置可配置系統名稱(chēng)、會(huì )議服務(wù)、系統服務(wù)地址、通知模板、客戶(hù)端更新、系統設置等。

　　系統名稱(chēng)

　　根據系統使用用戶(hù)，配置系統的標題、系統名稱(chēng)、頁(yè)面腳注以及企業(yè)LOGO等內容。

　　會(huì )議服務(wù)

　　可靈活配置系統內置的會(huì )議服務(wù)內容，默認配置有茶水、白紙、簽字筆、服務(wù)員等;

　　服務(wù)地址

　　系統服務(wù)地址配置本地服務(wù)器的IP地址，便于終端設備與服務(wù)器的快速關(guān)聯(lián);

　　通知模板

　　靈活設計語(yǔ)音電話(huà)、郵件、短信三種方式將會(huì )議通知參數及通知內容模板。會(huì )議創(chuàng )建成功后，根據預設模板發(fā)送給參會(huì )人員。

　　客戶(hù)端上傳

　　通過(guò)客戶(hù)端上傳功能，用于會(huì )務(wù)管理系統相關(guān)終端軟件的在線(xiàn)升級，上傳最新版軟件后，終端即可自行下載升級。

　　系統設置

　　對系統的通知方式、簽到方式、信發(fā)屏按鈕、會(huì )議室權限、系統組件進(jìn)行統一設置。

　　資源庫

　　這此功能下主要存放的是視頻、圖片等資源，支持建立分組操作，可快速查看每個(gè)分組下的視頻圖片資源，分組下采用樹(shù)形結構的文件夾存放文件，可支持上傳下載等功能。支持輸入關(guān)鍵字快速搜索，支持全選、下載、刪除操作;支持本地上傳文件，支持png、jpg、mp4文件。

　　統計分析

　　數據統計分析

　　系統實(shí)現圖形化會(huì )議綜合統計，會(huì )議時(shí)長(cháng)統計，參會(huì )人數統計，會(huì )議次數統計;

　　統計圖包括每日/月/年會(huì )議次數統計、歷史會(huì )議時(shí)長(cháng)統計、歷史會(huì )議室使用數量統計等。提供會(huì )議數據存儲及分析，直觀(guān)統計利于總結和數據挖掘。

　　統計分析：整體功能模塊方便管理人員了解會(huì )議室的使用情況，高效的提升會(huì )議室的利用率?？砂凑者x擇時(shí)間段來(lái)查詢(xún)會(huì )議室使用情況，以折線(xiàn)圖、條形圖、餅狀圖和扇形圖等來(lái)展示相對應的數據，更加直觀(guān)的展示會(huì )議室的使用情況。

　　會(huì )議室報表

　　在此功能下詳細的記錄了會(huì )議室的使用情況，點(diǎn)擊詳情按鈕可跳轉至會(huì )議詳情頁(yè)面，包含預約信息和會(huì )議明細。還可按照會(huì )議日期、會(huì )議室名稱(chēng)、預約人來(lái)查詢(xún)信息，還可以導出為文件。

　　會(huì )議分析

　　會(huì )議數據分析方便管理員了解會(huì )議的情況，可直觀(guān)的看到無(wú)紙化會(huì )議系統的空間數、預約會(huì )議次數、實(shí)際預約次數、取消會(huì )議次數和會(huì )議總的會(huì )議時(shí)長(cháng)。也可通過(guò)折線(xiàn)圖、餅狀圖、條形圖的方式查看本周的會(huì )議預約、預約類(lèi)型和空間使用統計等。

　　權限管理

　　組織管理

　　系統設計支持集團或樓宇全部會(huì )議室的應用范圍，所以可以設置公司、部門(mén)信息。

　　部門(mén)管理：是在公司下級可以添加部門(mén)信息，如下圖，可以選擇公司查詢(xún)下級部門(mén);可以選擇公司，添加下級部門(mén)。

　　角色權限管理

　　系統中對用戶(hù)權限的管理，采用角色組的方式，在系統中可以定義不同的系統角色，每個(gè)角色都可以授予不同的功能權限。如下圖可以查看系統中的用戶(hù)角色，輸入角色名稱(chēng)和描述可以添加新的角色。

　　在角色列表中點(diǎn)擊權限按鈕，可以設置角色的功能權限。

　　用戶(hù)管理

　　系統用戶(hù)有管理賬戶(hù)創(chuàng )建并授予角色權限，支持多種方式創(chuàng )建用戶(hù)：

　　與公司OA、HR系統、企業(yè)微信對接、釘釘對接，初始化用戶(hù)信息

　　下載用戶(hù)模板，填寫(xiě)模板后，一次性導入建立用戶(hù)

　　手動(dòng)新增用戶(hù)信息

　　會(huì )議顯示屏軟件功能

　　會(huì )議信息顯示屏是通過(guò)高清晰顯示設備替代會(huì )議室門(mén)口裝修時(shí)安裝的房間號碼銘牌。

　　會(huì )議信息顯示屏支持外觀(guān)時(shí)尚，具有指示燈帶，具備POE供電功能，安裝時(shí)走線(xiàn)簡(jiǎn)單，安裝后效果美觀(guān)。屏幕安裝時(shí)根據實(shí)際裝修情況可以選擇掛墻安裝，也可以嵌入墻體安裝。

　　功能概述

　　通過(guò)高清顯示設備對老舊房間號銘牌的替換，在覆蓋房間號銘牌物理作用的前提下，具有如下特點(diǎn)：

　　內容豐富：利用會(huì )議信息顯示屏可以豐富顯示內容，如動(dòng)態(tài)顯示會(huì )議室名稱(chēng)、會(huì )議室使用狀態(tài)、當前會(huì )議主題及時(shí)間、會(huì )議室全天日程安排等。

　　功能強大：除可顯示內容外，基于會(huì )議信息顯示屏實(shí)現參會(huì )人員電子簽到。

　　周邊延伸：基于會(huì )議信息顯示屏可實(shí)現對會(huì )場(chǎng)內設備的聯(lián)動(dòng)和控制。

　　場(chǎng)景拓展：在硬件基礎、硬件組網(wǎng)不變的情況下，使會(huì )議信息顯示屏具備多媒體信息發(fā)布功能。

　　模板豐富：內置二十余套會(huì )議信息顯示屏布局模板，覆蓋常見(jiàn)的會(huì )議室裝修風(fēng)格。

　　內容設置

　　在會(huì )務(wù)管理系統中，提供可視化設計器實(shí)現對會(huì )議信息顯示屏內容發(fā)布。

　　通過(guò)可視化設計器，用戶(hù)可對終端顯示內容進(jìn)行拖拽擺放。為會(huì )議室門(mén)口安裝的發(fā)布屏終端配置個(gè)性化的顯示內容，操作簡(jiǎn)單、功能強大。

　　設計器中可擺放控件有圖片、矩形、文字、變量、按鈕、時(shí)鐘、天氣、限號、甘特圖時(shí)間軸、視頻、人臉識別控件、會(huì )議列表控件、已簽到人員等，其中按鈕可對接中控、門(mén)禁等實(shí)現關(guān)聯(lián)操作。

　　同時(shí)，設計器也支持對墨水屏電子門(mén)牌的內容可視化設計。

　　應用拓展

　　設備聯(lián)動(dòng)拓展

　　聯(lián)動(dòng)拓展旨通過(guò)入會(huì )動(dòng)作，聯(lián)動(dòng)其他會(huì )議室周邊設備進(jìn)行特定動(dòng)作。

　　場(chǎng)景一：系統與門(mén)禁系統關(guān)聯(lián)后，參會(huì )人員通過(guò)會(huì )議信息顯示屏入會(huì )簽到后，系統自動(dòng)打開(kāi)門(mén)禁做到放行動(dòng)作;

　　場(chǎng)景二：簽到入會(huì )后，如該會(huì )議室燈光、空調等設備均未啟動(dòng)，可按預設會(huì )議啟動(dòng)流程自動(dòng)控制會(huì )議室內設備調整至設定模式。

　　應用場(chǎng)景拓展

　　會(huì )議信息顯示屏在實(shí)際使用時(shí)，具有籌備中、簽到中、會(huì )議中、空閑中四種狀態(tài)。

　　使用時(shí)，可為每種狀態(tài)設定不同的顯示內容。例如：在空閑中可播放企業(yè)宣傳片作為多媒體信息發(fā)布屏來(lái)使用，通過(guò)該功能以實(shí)現“一屏多用”應用場(chǎng)景拓展的目標。

　　在無(wú)會(huì )議的情況下，可全天播放制作好的節目;當有會(huì )議時(shí)，可自由設置切換條件，當滿(mǎn)足切換條件時(shí)，會(huì )自動(dòng)從信息發(fā)布系統切換至會(huì )議信息顯示界面;可指定切換條件的時(shí)間，以及選擇是否需要觸控控制，當出現特殊情況時(shí)，通過(guò)手動(dòng)點(diǎn)擊的方式進(jìn)行切換;支持一鍵啟動(dòng)、一鍵關(guān)閉、一鍵切換等操作。

　　除此之外，還支持在會(huì )議信息顯示屏上直接預約會(huì )議，通過(guò)甘特圖的形式展示當前會(huì )議室的空閑時(shí)間段，可通過(guò)點(diǎn)擊的方式選擇會(huì )議時(shí)間。支持一鍵增加會(huì )議時(shí)長(cháng)，如半小時(shí)、一小時(shí)等。支持默認顯示當前會(huì )議日期。支持默認顯示會(huì )議主題，格式如當前會(huì )議室名稱(chēng)+臨時(shí)會(huì )議(默認時(shí)間段)，點(diǎn)擊可進(jìn)行會(huì )議主題編輯。

　　墨水屏門(mén)牌

　　墨水屏門(mén)牌是一款簡(jiǎn)單高效、節能環(huán)保的高端智能顯示終端;設備可通過(guò)無(wú)線(xiàn)技術(shù)，將會(huì )議信息傳輸到設備終端上實(shí)時(shí)顯示。

　　實(shí)際使用時(shí)，在會(huì )議籌備中、簽到中、會(huì )議中、空閑中四種狀態(tài)均可顯示不同內容。

　　通過(guò)墨水屏門(mén)牌對老舊房間號銘牌的替換，在覆蓋房間號銘牌物理作用的前提下，具有如下特點(diǎn)：

　　內容豐富：利用會(huì )議信息顯示屏可以豐富顯示內容，如動(dòng)態(tài)顯示會(huì )議室名稱(chēng)、會(huì )議室使用狀態(tài)、當前會(huì )議主題及時(shí)間、會(huì )議室全天日程安排等。

　　功能強大：除可顯示內容外，基于會(huì )議信息顯示屏實(shí)現參會(huì )人員電子簽到。

　　模板豐富：內置豐富的布局組件，支持個(gè)性化配置水墨屏布局模板，可覆蓋常見(jiàn)的會(huì )議室裝修風(fēng)格。

　　現場(chǎng)平面布局圖

　　在大屏幕上顯示整體會(huì )議信息列表，并為所有會(huì )議與會(huì )者提供會(huì )議室制度規范說(shuō)明。作為接待區，您可以配置樓層導覽圖用于用戶(hù)或新員工查找會(huì )議室。

　　產(chǎn)品拓展應用場(chǎng)景，在會(huì )議室較多、會(huì )議室使用頻率較大的企業(yè)可配置辦公區域平面圖，通過(guò)在真實(shí)平面圖布局上顯示會(huì )議室位置以及會(huì )議室狀態(tài)，使參會(huì )人員到達辦公區尋找會(huì )議室更加直觀(guān)，更好的提升企業(yè)整體形象。

　　移動(dòng)端會(huì )議預約軟件

　　會(huì )議預約

　　會(huì )議創(chuàng )建可以通過(guò)日期和會(huì )議室分組兩種方式查找可用會(huì )議室，用直觀(guān)可視化的方式進(jìn)行查找會(huì )議創(chuàng )建操作。

　　會(huì )議室下的時(shí)間軸跟隨主軸移動(dòng)，通過(guò)拖動(dòng)時(shí)間軸的方式查找符合要求的會(huì )議室，其中會(huì )議室的狀態(tài)分為：占用、空閑、已停用，空閑時(shí)間段可以點(diǎn)擊進(jìn)行申請。

　　快速預約會(huì )議

　　輸入會(huì )議主題、選擇會(huì )議開(kāi)始和時(shí)間完成預約會(huì )議。

　　會(huì )議配置

　　會(huì )議預約完成后，可對會(huì )議內容進(jìn)行配置。

　　會(huì )議配置：根據會(huì )議需要配置會(huì )議基本信息，包含簽到方式、通知方式、提醒規則、會(huì )議服務(wù)等。

　　選擇參會(huì )人員：通過(guò)組織架構的方式選擇多個(gè)參會(huì )人員，可將選擇的參會(huì )人員保存為分組，下次開(kāi)同類(lèi)型會(huì )議時(shí)直接選擇分組即可。

　　議題配置：每個(gè)議題可上傳多個(gè)會(huì )議資料，會(huì )議資料可以是office文檔類(lèi)、PDF類(lèi)、圖片類(lèi)、視頻類(lèi)文件資源。對會(huì )議資料可選擇可見(jiàn)性操作，方便會(huì )議秘書(shū)、參會(huì )人員等及時(shí)明確會(huì )議資料內容，可以對會(huì )議資料進(jìn)行重命名操作。點(diǎn)擊“上移 下移”按鈕調節議題順序，會(huì )議資料跟隨議題進(jìn)行調整。為了使會(huì )議適應更多的應用場(chǎng)景，每個(gè)議題下課配置不同的參會(huì )人員。

　　我的會(huì )議

　　我的會(huì )議功能通過(guò)列表的形式展示我即將參加的會(huì )議，以及我創(chuàng )建的會(huì )議。

　　我參加的會(huì )議列表，默認展示未來(lái)我即將參加的會(huì )議議程。通過(guò)會(huì )議日期的選擇、會(huì )議狀態(tài)、會(huì )議主題等可以便于普通參會(huì )人員統計自己的參會(huì )記錄。

　　點(diǎn)擊會(huì )議卡片后顯示會(huì )議的基本信息，也可選擇查看會(huì )議配置對會(huì )議的議題、人員、簽到信息、通知方式、提醒規則、會(huì )議服務(wù)等信息進(jìn)行修改。

　　會(huì )議審批

　　會(huì )議審批功能通過(guò)列表的形式展示待審批的會(huì )議，以及已審批的會(huì )議。

　　為了減輕領(lǐng)導的信息處理處理壓力，避免大量的流程堆積，系統通過(guò)會(huì )議室維度實(shí)現對每一個(gè)會(huì )議室設置審批流程，審批流程會(huì )以釘釘、微信通知的方式發(fā)送到審批人手機上。

　　我的預約

　　我創(chuàng )建的會(huì )議列表，顯示作為會(huì )議管理員角色我所創(chuàng )建的會(huì )議。在會(huì )議未開(kāi)始時(shí)可以修改會(huì )議主題、修改會(huì )議簽到方式、通知方式、提醒規則、會(huì )議服務(wù)、參會(huì )人員、議題配置，甚至也可以取消當前會(huì )議。

　　我的信息

　　我的信息功能允許用戶(hù)修改自己的個(gè)人信息，例如：個(gè)人照片、姓名、用戶(hù)名、電話(huà)、郵箱等。用戶(hù)上傳的個(gè)人照片可以作為人臉識別簽到的依據，也可以在簽到成功后開(kāi)啟門(mén)禁。

　　手機客戶(hù)端(微信)軟件功能

　　會(huì )議預約

　　通過(guò)手機客戶(hù)端支持會(huì )議預約功能，首先用戶(hù)登錄，進(jìn)入系統后可以查看我的預約記錄，點(diǎn)擊預約可以提交預約申請

　　點(diǎn)擊預約進(jìn)入會(huì )議預約界面，可以指定會(huì )議室或會(huì )議日期查找可用會(huì )議室，選擇會(huì )議室可以查看預約計劃。

　　選擇空閑可用的會(huì )議室和會(huì )議時(shí)間后，填寫(xiě)會(huì )議預約申請信息，提交預約等待審批。

　　查看會(huì )議信息

　　可以查看當前用戶(hù)預訂和參與的會(huì )議信息。列表形式顯示日期、會(huì )議室、會(huì )議主題，點(diǎn)擊查看會(huì )議詳情。支持上傳會(huì )議紀要，參與會(huì )員可以下載會(huì )議紀要。

　　手機客戶(hù)端(釘釘)軟件功能

　　會(huì )議預約

　　通過(guò)手機客戶(hù)端打開(kāi)釘釘APP，在其他應用中可看到會(huì )議預約小程序，啟動(dòng)小程序后可選擇會(huì )議室進(jìn)行會(huì )議預約。

　　會(huì )議通知

　　會(huì )議預約完成后，所有的參會(huì )人員可收到會(huì )議邀請通知，可直觀(guān)查看會(huì )議地點(diǎn)、會(huì )議時(shí)間、會(huì )議主題以及會(huì )議服務(wù)等內容。

　　墨水屏桌牌

　　功能概述

　　系統支持與墨水屏桌牌進(jìn)行整合，旨在提供一種便捷的會(huì )議座次管理解決方案。通過(guò)該系統，用戶(hù)可以在會(huì )前預約會(huì )議座次，并在會(huì )議開(kāi)始后將排位信息投放在墨水屏桌牌上，以方便參會(huì )人員找到自己的座位。

　　功能介紹

　　會(huì )前排位預約：用戶(hù)可以通過(guò)會(huì )務(wù)管理系統選擇會(huì )議，并預約自己的座位。系統可以根據會(huì )議的座次安排進(jìn)行自動(dòng)排位，也可以由用戶(hù)手動(dòng)給參會(huì )人員安排座位。在排位時(shí)，可以按照整場(chǎng)會(huì )議進(jìn)行排位，也可以按照議題進(jìn)行排位，適用于一場(chǎng)會(huì )議有不同參會(huì )人員連續開(kāi)會(huì )的場(chǎng)景。

　　桌牌內容投放：在會(huì )議開(kāi)始后，會(huì )務(wù)管理系統將座位信息與墨水屏桌牌進(jìn)行整合，并將對應的排位信息實(shí)時(shí)投放在墨水屏桌牌上。參會(huì )人員可以通過(guò)墨水屏桌牌方便地找到自己的座位。

　　實(shí)時(shí)更新：系統可以實(shí)時(shí)更新座位信息，當議題切換時(shí)如果座位調整或變動(dòng)，系統自動(dòng)將最新的排位信息同步到墨水屏桌牌上，參會(huì )人員可以及時(shí)獲取最新的座次信息。

　　內容設置

　　電子桌牌用于替代會(huì )議室內的塑料夾紙質(zhì)的桌牌，使參會(huì )人員信息顯示元素更豐富，內容顯示更清晰。

　　系統具有電子桌牌可視化配置功能，可以實(shí)現電子桌牌樣式的自定義設計，還可以對每一場(chǎng)會(huì )議單獨設置不同的顯示界面?？梢愿鶕脩?hù)需求進(jìn)行個(gè)性化定制，包括字體、顏色、背景等。

　　實(shí)際效果

　　視頻會(huì )議對接

　　會(huì )務(wù)管理系統還支持與視頻會(huì )議對接，同步會(huì )議信息。軟視頻會(huì )議支持與騰訊ROOMS、ZOOM、飛書(shū)、釘釘等進(jìn)行對接;硬視頻會(huì )議支持與科達、華為、寶利通等對接。實(shí)現會(huì )議室信息、會(huì )議基本信息、參會(huì )人員信息等多端同步。

　　軟視頻會(huì )議對接，通過(guò)會(huì )務(wù)管理系統，用戶(hù)即可方便地將會(huì )議開(kāi)始時(shí)間、會(huì )議結束時(shí)間、召開(kāi)地點(diǎn)、會(huì )議主題等基本信息同步到視頻會(huì )議系統中，并向參會(huì )人員發(fā)送視頻會(huì )議邀請。

　　硬視頻會(huì )議對接，實(shí)現會(huì )議信息同步和自動(dòng)化會(huì )議組建的功能。

　　通過(guò)會(huì )務(wù)管理系統預約會(huì )議后，可以將會(huì )議時(shí)間、地點(diǎn)、主題等基本信息同步到視頻會(huì )議MCU。在會(huì )議開(kāi)始時(shí)自動(dòng)呼叫參會(huì )人員對應會(huì )議室的視頻會(huì )議終端，實(shí)現自動(dòng)化的方式快速組建視頻會(huì )議。參會(huì )人員無(wú)需手動(dòng)操作，即可加入會(huì )議。

　　會(huì )議服務(wù)交互軟件功能

　　前臺或者會(huì )議室管理服務(wù)室，安裝會(huì )務(wù)服務(wù)臺應用，支持觸摸屏、PC電腦，功能包括會(huì )議室狀態(tài)監控、會(huì )議服務(wù)呼叫、會(huì )議提醒等功能。

　　會(huì )議室監控與服務(wù)

　　顯示當日所有會(huì )議室預訂情況、會(huì )議室使用狀態(tài)，可以按照會(huì )議中、已預約、空閑狀態(tài)快速查詢(xún)，以可視化的方式顯示會(huì )議室狀態(tài)信息，包括會(huì )議室、會(huì )議主題、會(huì )議時(shí)間、服務(wù)呼叫內容;

　　接受到會(huì )議室發(fā)送的服務(wù)呼叫后，通過(guò)系統消息和語(yǔ)音提醒，顯示具體會(huì )議室和服務(wù)請求內容。

　　門(mén)禁對接

　　對接方式

　　方式一：門(mén)禁是通過(guò)RS232/485方式進(jìn)行通訊控制，從而做到遠程控制門(mén)禁的開(kāi)關(guān)。

　　方式二：門(mén)禁為智能門(mén)禁，內置獨立系統可自行控制門(mén)禁開(kāi)關(guān)。

　　應用場(chǎng)景

　　場(chǎng)景一：232/485控制情況下，在門(mén)口的會(huì )議信息顯示屏簽到時(shí)，自動(dòng)識別簽到人員信息，聯(lián)動(dòng)門(mén)禁控制門(mén)禁開(kāi)關(guān)，若是參會(huì )人員，則開(kāi)啟門(mén)禁;若不是，則提示您不是參會(huì )人員，不允許進(jìn)入;

　　場(chǎng)景二：232/485控制情況下，在會(huì )議預約的時(shí)間段內，門(mén)禁只允許參會(huì )人員簽到打開(kāi)門(mén)禁，不在此時(shí)間段內，門(mén)禁可對所有人開(kāi)放;

　　場(chǎng)景三：232/485控制情況下，可自行選擇發(fā)送指令的時(shí)間，如在會(huì )議開(kāi)始前5分鐘，自動(dòng)關(guān)閉門(mén)禁，所有人不得進(jìn)入;在會(huì )議結束后5分鐘，自動(dòng)打開(kāi)門(mén)禁，所有人可自由進(jìn)出。

　　場(chǎng)景四：門(mén)禁平臺對接情況下，參會(huì )人員在會(huì )務(wù)系統中簽到后，簽到的人員信息同步給門(mén)禁系統，當門(mén)禁系統檢測到已簽到的人員信息時(shí)，自動(dòng)打開(kāi)門(mén)禁。

　　場(chǎng)景五：門(mén)禁平臺對接情況下，會(huì )議開(kāi)始前，把參會(huì )人員的信息以白名單的形式推送給門(mén)禁系統，當門(mén)禁系統檢測到白名單上的人員信息后門(mén)自動(dòng)打開(kāi)門(mén)禁。

　　場(chǎng)景六：門(mén)禁系統的人員信息同步給會(huì )務(wù)系統，在會(huì )務(wù)系統中設置參會(huì )人員，被選為參會(huì )人員的在門(mén)禁系統刷IC卡時(shí)，自動(dòng)打開(kāi)門(mén)禁同步簽到信息。

　　接口需求概述

　　232/485門(mén)禁控制

　　前提條件：所對接的門(mén)禁設備提供對外被控的接口協(xié)議。所需參數如下：

　　門(mén)禁平臺控制

　　OA對接

　　對接方式

　　方式一：會(huì )務(wù)管理系統與OA系統對接，OA系統提供API接口開(kāi)發(fā)文檔，會(huì )務(wù)管理系統對其做定制化對接開(kāi)發(fā)，獲取OA系統會(huì )議預約資料;

　　方式二：會(huì )務(wù)管理系統提供API接口開(kāi)發(fā)文檔，OA系統二次開(kāi)發(fā)對接，OA系統調用接口將數據傳輸到會(huì )務(wù)管理系統;

　　方式三：如果當前的OA系統版本過(guò)低，無(wú)法提供API接口時(shí)，則需要其開(kāi)放數據庫權限，會(huì )務(wù)管理系統定制開(kāi)發(fā)，直接從其數據庫中獲取數據。

　　應用場(chǎng)景

　　場(chǎng)景一：用戶(hù)在OA系統中進(jìn)行會(huì )議預約、會(huì )議審批后，通過(guò)API接口將數據流轉至會(huì )務(wù)系統，在會(huì )務(wù)系統中，通過(guò)短信、郵件、電話(huà)、微信、釘釘等方式通知參會(huì )人員。

　　場(chǎng)景二：在會(huì )務(wù)系統中預約會(huì )議后，數據同步至OA系統進(jìn)行審批，最后將數據流轉回會(huì )務(wù)系統中。

　　接口需求概述