威數智能無(wú)紙化會(huì )議室建設可行性方案

        項目概述

　　在信息時(shí)代化的今天，人們實(shí)時(shí)溝通越來(lái)越頻繁，對快速信息化交流的要求也越來(lái)越高。從大型的國際型政治會(huì )議到小型的企業(yè)商務(wù)談判，我們的溝通無(wú)時(shí)無(wú)刻不依賴(lài)于會(huì )議。

　　智能無(wú)紙化會(huì )議系統作為現代化多媒體會(huì )議室建設的一級執行標準，是集數字發(fā)言、音頻擴聲、集中控制、語(yǔ)音轉寫(xiě)及無(wú)紙化會(huì )議等多種先進(jìn)技術(shù)于一體的智能化系統集成。而重視現階段無(wú)紙化會(huì )議技術(shù)對商務(wù)交流產(chǎn)生的影響，大力推進(jìn)無(wú)紙會(huì )議現代化是世界會(huì )務(wù)發(fā)展的主流。采用先進(jìn)的多樣系統技術(shù)融合手段，提供全新的會(huì )議環(huán)境，來(lái)設計會(huì )議會(huì )商活動(dòng)，已經(jīng)成為市場(chǎng)的趨勢所在。

　　日常單位工作中經(jīng)常有一些重大事項決策、重要干部任免、重要項目安排、大額資金的使用，必須經(jīng)集體討論做出決定。而傳統的會(huì )議方式已經(jīng)不適應這種現代化的需要，集多功能多媒體顯示系統、無(wú)紙化多媒體會(huì )議系統、智能信息化系統於一體的新型現代化會(huì )議體系在會(huì )議過(guò)程中得到了日益廣泛的運用。作為一種新型的會(huì )議形式和現代化會(huì )議手段，無(wú)紙化多媒體會(huì )議技術(shù)給會(huì )商交流帶來(lái)了新的機遇。

　　設計思路

　　整套系統方案主要貫徹實(shí)用、先進(jìn)的理念。設計時(shí)借鑒國內同類(lèi)型會(huì )議室的經(jīng)驗，并結合實(shí)際場(chǎng)地情況，設計具有獨創(chuàng )性。

　　建成后的智能化會(huì )議室設備數量較多，為了提高設備使用維護的靈活性，需采用設備集中控制和低維護成本的會(huì )議系統。除了在無(wú)紙化多媒體顯示系統完成交互式會(huì )議操作，同時(shí)需要與會(huì )議大屏系統、門(mén)牌侯會(huì )系統、多媒體數字發(fā)言系統、音頻擴聲系統、智能中央控制系統、房間環(huán)境系統無(wú)縫結合配套使用，最終實(shí)現多元化、多功能、高效率的智能化現代會(huì )議效果。

　　根據業(yè)主方實(shí)際需求，我司設計出兼容性及實(shí)用性的幾套系統，整套會(huì )議系統具體如下：

　　會(huì )議大屏顯示系統

　　無(wú)紙化會(huì )議系統

　　門(mén)牌侯會(huì )系統

　　數字發(fā)言系統

　　音頻擴聲系統

　　智能中央控制系統

　　房間環(huán)境系統

　　系統簡(jiǎn)介

　　會(huì )議大屏顯示系統

　　圖一 大屏顯示系統

　　多媒體顯示系統由高亮度、高分辨率的LED顯示屏和無(wú)紙化超薄升降屏幕構成。如何做到會(huì )議的各種圖文信息在大屏幕顯示，且參會(huì )人員之間能交互式協(xié)同操作，無(wú)紙化升降屏幕的使用，起到了決定性的作用。

　　圖二 17.3寸升降一體超薄觸摸屏

　　主席桌采用先進(jìn)的17.3寸無(wú)邊框全面屏升降一體機作為電子文件閱讀終端。右側集成可升降高質(zhì)量拾音話(huà)筒，整體提升會(huì )議高效交互性和美觀(guān)性。配備全彩9寸升降顯示電子桌牌，有效呈現不同參會(huì )人員身份信息。利用屏幕觸控傳感技術(shù)，可實(shí)現紙質(zhì)會(huì )議文件板式閱讀和手寫(xiě)批注的操作特點(diǎn)。多項實(shí)用的閱文技術(shù)實(shí)現紙質(zhì)文件無(wú)法做到的快速內容定位，文件檢索瞬間查詢(xún)，人員個(gè)性化簽到，多樣性投票、拓展遠程視頻探討等，升降一體機與會(huì )議顯示大屏進(jìn)行畫(huà)面同步，遠程實(shí)景互動(dòng)交流。極大增強現代化智能會(huì )議室的實(shí)用性及高效性。

　　圖三 超薄升降一體液晶電子銘牌

　　無(wú)紙化會(huì )議系統的搭建不僅為主要領(lǐng)導的重要會(huì )務(wù)提供了更好的交流空間，主席演講的文檔顯示到大屏的瞬間同樣能同步顯示到列席升降電腦上，包括多樣化的投票表決、茶水呼叫、簽到統計等功能。真正意義上實(shí)現了一份文檔多人共享，讓會(huì )議變得更專(zhuān)注，提升會(huì )議探討效率。

　　無(wú)紙化會(huì )議系統

　　無(wú)紙化會(huì )議系統運行在升降一體機內，具有會(huì )議管理平臺，整合多樣會(huì )議模式涉及的各個(gè)環(huán)節?？商峁?huì )前上傳議題資料，人員安排，簽到投票，個(gè)人會(huì )議紀要，電子白板，會(huì )議交流等多方面功能的實(shí)現。協(xié)助管理員對整個(gè)會(huì )議流程進(jìn)行高效便捷的控制，構建各國與會(huì )人之間的有效技術(shù)交流，從而保證會(huì )商交流效果的高效體現、提高執行力度。

　　無(wú)紙化會(huì )議系統以工作流技術(shù)為中心，為會(huì )議室所有參會(huì )人員提供了完整的資源分配和共享。具有先進(jìn)性、靈活性、穩定性、高度安全性、規范性和可擴充性等。

　　先進(jìn)性與靈活性

　　本系統選用先進(jìn)、實(shí)用的技術(shù)和功能完善的智能會(huì )議產(chǎn)品，將會(huì )議內容流程化，組織召開(kāi)培訓迅速、清楚、輕松會(huì )整各式資料。符合今后的發(fā)展趨勢。系統具有良好的開(kāi)放性和兼容性，與未來(lái)擴展的設備具有良好的互聯(lián)性和互操作性。

　　成熟性與實(shí)用性

　　各子系統需采用已使用過(guò)并成熟可靠的產(chǎn)品，同時(shí)具有實(shí)用性，充分發(fā)揮每一種設備的功能和作用。系統操作方便，維護簡(jiǎn)單，便于管理。

　　集成性與可擴展性

　　系統設計中充分考慮會(huì )議室的各系統集成性，確保無(wú)紙化系統總體結構的穩定。使用不同廠(chǎng)商，不同類(lèi)型的先進(jìn)產(chǎn)品，達到整個(gè)系統隨著(zhù)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，不斷得到充實(shí)和提高。

　　安全性與服務(wù)性

　　深刻理解會(huì )議室配套運行的設備和系統安全可靠的重要性，安全始終放在第一位置。系統支持設定會(huì )議資料瀏覽查看權限，根據實(shí)際需求，可隨時(shí)切換報告人員。會(huì )議結束后，自動(dòng)會(huì )議過(guò)程打包并清除會(huì )議痕跡。不是授權最終權限的人員無(wú)法登入查看。

　　門(mén)牌侯會(huì )系統

　　考慮到貴單位目前還是采用手工化管理會(huì )議室，各參會(huì )人員對于不同樓層的會(huì )議室空閑、預訂情況不能及時(shí)得知。為了進(jìn)一步規范會(huì )議室的有序使用管理，獲取會(huì )議室是否使用信息。我司采用會(huì )議門(mén)牌系統搭配會(huì )議室門(mén)口懸掛的高清顯示屏，讓參會(huì )人員及外來(lái)人員對會(huì )議室的使用情況一目了然。會(huì )議門(mén)牌能有效顯示會(huì )議信息及開(kāi)會(huì )起止時(shí)間，自帶燈條不同顏色顯示會(huì )議室使用狀態(tài)。整體提高了會(huì )議室的使用率和會(huì )議組織者的寶貴時(shí)間。

　　數字發(fā)言系統

　　發(fā)言單元采用高強度單指向性駐極體拾音器。內置的喇叭，采用防漏磁高保真揚聲器，能夠穩定清晰的接送語(yǔ)音傳輸。話(huà)筒桌面移動(dòng)式設計，不僅保留了拾音距離長(cháng)、指向性明確的特色，而且增加了會(huì )議室多用的可塑性及美觀(guān)性。

　　音頻擴聲系統

　　慮到會(huì )議室本身建筑結構、聲學(xué)環(huán)境和裝修材料要求。此次擴聲系統采用JBL知名品牌音響、丹麥皇冠品牌專(zhuān)業(yè)功放、日本聲學(xué)造詣一流的調音臺系列設備。專(zhuān)業(yè)的擴聲系統搭配，綜合考慮了揚聲器的最大聲壓級、功放的功率儲備揚聲器的保護、音頻處理器的處理能力以及主控調音臺等環(huán)節。引入冗余備份的設計理念，解決了高質(zhì)量會(huì )議存在的聲音失真、串音等聲學(xué)瑕疵。毫無(wú)缺陷的還原與會(huì )者聲音傳輸，大幅度提高了系統的穩定性。

　　智能多媒體中央控制系統

　　采用先進(jìn)的智能中央控制系統設備，實(shí)現智能多媒體會(huì )議室各種電子設備的集中控制。能夠實(shí)現自動(dòng)化程度高的智能化控制，盡量減少操作人員的操作復雜性，實(shí)現“一鍵到位” 式的控制方式。能充分現出各種設備的卓越功能，讓所有設備工作在最佳狀態(tài)，發(fā)揮設備的最大功效：

　　能夠控制無(wú)紙化顯示終端設備一體開(kāi)關(guān)機;

　　能夠控制LED顯示屏，進(jìn)行開(kāi)/關(guān)機、信號切換等功能;

　　能夠控制電動(dòng)吊架，自動(dòng)升降投影機;

　　能夠控制終端屏幕，實(shí)現屏幕的上升、停止、下降功能;

　　能夠控制DVD進(jìn)行播放、停止、暫停等功能;

　　能夠控制音量，進(jìn)行音量大小的調節功能;

　　能夠控制矩陣信號切換功能;

　　能夠控制會(huì )議室燈光開(kāi)關(guān)和亮度功能。

　　房間環(huán)境系統

　　房間環(huán)境系統由房間的燈光(包括白熾燈、日光燈)、電動(dòng)窗簾、會(huì )議桌椅、通風(fēng)空調等設備構成，完成對整個(gè)房間環(huán)境、氣氛的改變。

　　會(huì )議室的布局非常重要，有了好的設備如果沒(méi)有好的環(huán)境一樣發(fā)揮不出它的完美效果!一般會(huì )議室會(huì )議桌采用純木色的色調比較自然高雅，更顯得精致亮麗。有些教室沒(méi)有窗口，不用遮光。最好會(huì )場(chǎng)控制臺上應安裝燈光控制器，以便根據會(huì )場(chǎng)需要對光照作相應的控制。

　　室內照明會(huì )直接影響LED顯示屏畫(huà)面顯示質(zhì)量，會(huì )議室環(huán)境照度高低會(huì )使投射畫(huà)面對比度不一，畫(huà)面模糊。人長(cháng)期處于光線(xiàn)較暗的壞境中，會(huì )帶來(lái)視覺(jué)系統的疲勞，影響會(huì )議交流質(zhì)量。顯然壞境的照明與顯示媒體的亮度需要細心權衡，會(huì )場(chǎng)就一定要保證足夠的光照，這樣才能取得較好的視覺(jué)效果。

　　除了需要足夠的亮度，另外通風(fēng)、溫度和濕度也要注意。在多人同時(shí)開(kāi)會(huì )，通風(fēng)不良會(huì )使二氧化碳的濃度増加，而且還會(huì )導致環(huán)境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應，所以會(huì )議室的溫度保持在20-25℃較為理想，相對濕度以30-60%之間為宜。

　　歷史案例效果圖(帶升降桌牌)

　　歷史案例效果圖(含背面桌牌)

　　無(wú)紙化功能介紹

　　入會(huì )登陸

　　通過(guò)桌面顯示，查找您的姓名與會(huì )議信息對號入座，點(diǎn)擊進(jìn)入會(huì )議

　　坐席簽到

　　點(diǎn)擊會(huì )議狀態(tài)欄的【簽到信息】，顯示當前參會(huì )人員到會(huì )情況，以及參會(huì )人員的信息及簽到情況。

　　議題資料

　　可查看的錄入會(huì )議文檔包括文字、圖片、視頻、其他、導出資料等。

　　支持對所有參會(huì )人員觀(guān)看會(huì )議資料的權限管理

　　文件批注

　　在會(huì )議文字資料查看過(guò)程中進(jìn)行的內容批注,可選擇多個(gè)與會(huì )人員對同一個(gè)文件進(jìn)行批注

　　同屏閱覽

　　自定義選擇參會(huì )人員同屏觀(guān)看自己的畫(huà)面

　　參會(huì )人可以取消同頻，退出同屏, 并可加入同屏

　　投影大屏

　　支持升降終端畫(huà)面同屏至大屏顯示

　　會(huì )議投票

　　支持單選、多選、實(shí)名、匿名、多種投票方式，投票結果自動(dòng)統計，圖形化顯示。

　　茶水服務(wù)

　　與會(huì )人員在桌位上可自行呼叫服務(wù)臺，如茶水、紙、筆等等。

　　清單預覽

　　施工售后方案

　　施工流程實(shí)施

　　建議并引導用戶(hù)提供必要的施工環(huán)境和網(wǎng)絡(luò )環(huán)境，施工環(huán)境由會(huì )場(chǎng)具體分布地點(diǎn)、會(huì )議室設計、會(huì )議室網(wǎng)絡(luò )接口、電源分布等因素確定， 網(wǎng)絡(luò )環(huán)境由地點(diǎn)及詳細網(wǎng)絡(luò )環(huán)境( 如帶寬、防火墻、端口等)、各地會(huì )議室網(wǎng)絡(luò )接口、安裝軟件終端的PC 配置等因素確定。根據現有用戶(hù)系統需求及上兩類(lèi)因素，將為用戶(hù)制定專(zhuān)業(yè)的備貨供貨、安裝調試、全網(wǎng)試運行、進(jìn)度時(shí)間等工程施工方案。

　　1.備貨階段：乙方備好項目所包含的設備，并負責運抵用戶(hù)安裝目的地。同時(shí)各方的工程小組人員到位， 特別是技術(shù)人員應作好安裝準備。在備貨階段，用戶(hù)與乙方應成立項目工程實(shí)施小組。根據用戶(hù)和乙方的工程管理人員在多個(gè)大型項目中實(shí)施的經(jīng)驗總結，為保證整個(gè)項目工程的順利實(shí)施，建議將項目工程實(shí)施的組織機構進(jìn)行如下劃分：

　　(1)管理層：主要有用戶(hù)信息中心的負責人和乙方的高層管理人員組成，他們主要完成整個(gè)系統的規劃，管理和控制整個(gè)系統的實(shí)施過(guò)程和進(jìn)度;

　　(2)實(shí)施層：主要由雙方的中層技術(shù)管理人員和技術(shù)實(shí)施人員完成系統設備的到貨、安裝、調試、培訓及驗收整個(gè)過(guò)程;

　　(3)維護層：主要由用戶(hù)、乙方的中層技術(shù)管理人員和技術(shù)實(shí)施人員完成系統驗收完畢后的系統維護。

　　2.安裝調試階段：

　　(1)工程人員的安排：為了保證工程的及時(shí)、順利完成，用戶(hù)與乙方將安排優(yōu)秀的工程技術(shù)人員負責設備的安裝調試。用戶(hù)應安排人員積極配合，并在整個(gè)過(guò)程中接受技術(shù)培訓。

　　(2)現場(chǎng)安裝及調試：a)系統安裝及調試時(shí)，雙方成立的項目實(shí)施工程小組將對每天安裝及調試的內容將有詳細的工作文檔記錄《項目工程安裝調試報告》，

　　直到工程移交為止，b)工程開(kāi)始移交測試時(shí)，項目實(shí)施工程小組將提供《工程測試報告》。移交測試將由雙方共同擬定測試內容、測試指標、測試結果說(shuō)明、測試儀器及方法等內容報告給用戶(hù)審查通過(guò)。移交測試不合格，由雙方方商定的結果做出下一步的解決辦法。

　　3.聯(lián)網(wǎng)試運行階段：系統試運轉期間，項目實(shí)施工程小組將觀(guān)察記錄產(chǎn)品的各項功能實(shí)施情況，主要測試及觀(guān)察各子系統運行情況記錄，了解各子系統在使用時(shí)，是否有障礙及發(fā)生的概率;

　　4.工程初驗階段：智能化信息會(huì )議設備由項目工程實(shí)施小組安裝和試運行后，工程小組將進(jìn)行初驗的準備工作。包括：

　　(1)基本數據的整理：用戶(hù)數量設置、多種會(huì )議操作過(guò)程、操作方法、操作注意事項等。開(kāi)通時(shí)需要用戶(hù)提供行政上的支持，包括召集相關(guān)單位技術(shù)人員配合工作，傳輸通道管理技術(shù)人員協(xié)同實(shí)施問(wèn)題。

　　(2)工程技術(shù)資料文檔：用戶(hù)與乙方將根據客戶(hù)的要求提供全部數據及技術(shù)文件(包括圖紙、說(shuō)明書(shū)及試驗報告等)，技術(shù)文件內容包括：無(wú)紙化會(huì )議系統的全套技術(shù)資料、設計文件、系統文件、硬件設備技術(shù)文件、軟件系統技術(shù)文件、安裝和測試文件、維護和操作文件及與本系統有關(guān)的客戶(hù)認為必要的其他技術(shù)文件。工程初驗由項目工程實(shí)施小組人員進(jìn)行，用戶(hù)應指派專(zhuān)人對初驗結果進(jìn)行確認，對初驗中的問(wèn)題及缺陷，乙方需及時(shí)解決，并最后需由項目工程實(shí)施小組人員簽署《初驗報告》后示為工程安裝結束，乙方工程技術(shù)人員方可離開(kāi)。

　　5.工程終驗階段：項目工程實(shí)施小組應按合同要求的期限進(jìn)行最后的工程驗收，在最后的驗收中應嚴格按著(zhù)初驗步驟進(jìn)行重復進(jìn)行測試，并對在初驗中發(fā)現的問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)的考查，補齊在初驗時(shí)的所缺的各類(lèi)文擋。各項驗收合格后，各方代表簽字，按合同有關(guān)條款完成并執行完合同。在終驗階段結束前，項目工程實(shí)施小組人員應對用戶(hù)信息中心相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)培訓，具體內容見(jiàn)下：

　　(1)培訓的目的及要求：為了保證XX提供的設備能良好運行，項目工程實(shí)施小組將為用戶(hù)培訓一批質(zhì)量合格的維護人員和少量高級工程技術(shù)人員。維護人員經(jīng)培訓后應能熟練地掌握包括通信在內的軟件及硬件維護工作，并能及時(shí)排除大部分的設備故障。高級工程技術(shù)人員培訓后，除熟悉相關(guān)的設備、網(wǎng)絡(luò )的操作、維護管理系統的基本原理與總體概念外，還應掌握操作系統命令，具備組織管理設備的能力。

　　(2)培訓方式：用戶(hù)信息中心應提出培訓的要求(包括人數、時(shí)間要求等)，乙方提供培訓所需的教材和教師講解和說(shuō)明。培訓地點(diǎn)及開(kāi)課日期等由項目工程實(shí)施小組確定。其中為使維護人員能獨立進(jìn)行設備的安裝、測試、運營(yíng)、維護以及故障的排除等，項目工程實(shí)施小組將負責對維護人員進(jìn)行現場(chǎng)培訓。

　　客戶(hù)服務(wù)方案

　　為滿(mǎn)足眾多用戶(hù)的服務(wù)需求，乙方將客戶(hù)服務(wù)分為兩個(gè)部分，一是售后服務(wù)、二是培訓服務(wù)， 祥述如下： 售后服務(wù) 1.開(kāi)通服務(wù)熱線(xiàn)，提供每周五個(gè)工作日專(zhuān)業(yè)電話(huà)技術(shù)支持( 時(shí)間：9:00-18:30)， 非工作時(shí)間由乙方指定的工程技術(shù)人員提供服務(wù)，服務(wù)電話(huà)： 0571-28802800 2.開(kāi)通電子郵件服務(wù)，提供成本低、響應迅速的Email 咨詢(xún)答疑，用戶(hù)可將遇到的各種問(wèn)題或要求直接發(fā)往該Email 地址：wimuch@163.com ， 一般情況下，2小時(shí)內用戶(hù)即可收到答復。 3.如遇由設備質(zhì)量問(wèn)題，導致設備不能正常工作，在維修期間乙方提供備用機。 4.所有設備享受終身免費技術(shù)咨詢(xún)服務(wù)。 培訓服務(wù) 現場(chǎng)培訓：現場(chǎng)的安裝調試結束后，乙方將負責對用戶(hù)進(jìn)行現場(chǎng)培訓。參加培訓人員為用戶(hù)的主要負責人、系統( 網(wǎng)絡(luò ))工程師，主要培訓內容包括： 設備的實(shí)際使用及操作; 初步的故障診斷及小故障的排除; 重要會(huì )議的提前準備及鏈路測試。

　　部分歷史案例參考

　　G20“一帶一路”峰會(huì )