【智會(huì )云無(wú)紙化會(huì )議系統案例】珠海市某政府無(wú)紙化會(huì )議系統案例

珠海市某政府無(wú)紙化會(huì )議系統案例

　　項目背景

　　本項目在廣東省珠江口的西南部珠海市某政府，珠海擁有得天獨厚的地理位置，有“浪漫之城”的美稱(chēng)，是一座新型花園城市。它東與香港隔海相望;南與澳門(mén)相連;西鄰江門(mén)市新會(huì )區臺山市;北與中山市接壤。并獲得國家新頒布的“幸福之城”的稱(chēng)號。

　　提高效率、信息共享、協(xié)同辦公是大多數機關(guān)、部門(mén)實(shí)行無(wú)紙化辦公的最主要的出發(fā)點(diǎn)。電子政務(wù)的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜冗余的工作都在手指的點(diǎn)擊下輕松完成。無(wú)紙化辦公，主要是在內部局域網(wǎng)的基礎上建立起來(lái)的，通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò )互聯(lián)后，實(shí)現信息共享和協(xié)同辦公。采用這種網(wǎng)絡(luò )辦公方式的主要出發(fā)點(diǎn)是提高工作效率。這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負擔。過(guò)去，非涉密的發(fā)文、會(huì )議通知、政務(wù)信息等，都需要打印、復印，然后由通訊員遞送各個(gè)部門(mén)，效率很低，在印發(fā)上浪費了大量的時(shí)間、人力和物力。各部門(mén)的信息不能得到及時(shí)地溝通，造成諸多不便。使用網(wǎng)絡(luò )互聯(lián)后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高。

　　方案概述

　　無(wú)紙化會(huì )議是一種全新的會(huì )議模式，它將多種信息技術(shù)融入會(huì )議的各個(gè)環(huán)節、貫穿會(huì )議全過(guò)程，為辦會(huì )和參會(huì )人員人員提供極為使用的工作平臺，整合了多會(huì )議管理、會(huì )議預約/審批、會(huì )后存檔、會(huì )議資料、模擬排位、會(huì )議簽到、同屏交互、會(huì )議紀要、會(huì )議控制等強大的會(huì )議功能，為用戶(hù)提供了可交互式的智能會(huì )議體驗。

　　為響應國家節能環(huán)保號召，和提高政務(wù)工作的辦事效率，智會(huì )云為此項目設計無(wú)紙化會(huì )議系統方案來(lái)滿(mǎn)足政府的需求。

　　此次改造的會(huì )議系統目標是建設一個(gè)先進(jìn)的、統一的會(huì )議平臺，并且能夠滿(mǎn)足各種不同類(lèi)型會(huì )議的召開(kāi)。在設計本方案時(shí)我們采用大量科技含量高的產(chǎn)品，結合現代先進(jìn)的會(huì )議系統，做到整體解決方案系統化、集成化、數字化，默認內置了4種主題，可隨時(shí)更換客戶(hù)端主題，滿(mǎn)足不同場(chǎng)景會(huì )議需求。

　　無(wú)紙化會(huì )議系統是運行在電腦上的新一代數字化會(huì )議系統，本系統采用全新的會(huì )議模式，將傳統會(huì )議過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節虛擬化、主體信息和承載介質(zhì)數字化，將多種信息化技術(shù)融入會(huì )議的各環(huán)節、貫穿會(huì )議全過(guò)程，將頻繁召開(kāi)的會(huì )議全部“搬”上無(wú)紙化會(huì )議平臺，管理者在更短時(shí)間內完成多于以往的任務(wù)。更能的達到會(huì )議的互聯(lián)、互通、互動(dòng)的高效會(huì )議場(chǎng)景。

　　系統后臺新增了可交互式的使用幫助引導功能，點(diǎn)擊步驟即可跳轉到對應的功能頁(yè)面。 使用者不需要通過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓或查看說(shuō)明書(shū)，即可通過(guò)使用幫助引導，快速創(chuàng )建會(huì )議室并發(fā)起會(huì )議，大大降低了使用成本。

　　無(wú)紙化會(huì )議系統實(shí)現會(huì )議同步閱讀、會(huì )議簽到、會(huì )議信息、會(huì )議紀要、投票表決、電子白板等多種功能，為客戶(hù)提供一個(gè)極為實(shí)用的會(huì )議平臺。

　　通過(guò)這個(gè)平臺，各部門(mén)單位可進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的信息溝通;改變了傳統會(huì )議模式的效率低、操作復雜、形式單一、資源浪費、保密隱患等問(wèn)題。實(shí)現新型會(huì )議的全程無(wú)紙化概念。

　　智會(huì )云無(wú)紙化服務(wù)器組織架構，完全依照現有大型OA系統的人員架構排序，企業(yè)單位可將人員姓名、職務(wù)等信息錄入系統，拍照上傳人員照片(實(shí)現人臉識別功能)。根據會(huì )議需要自動(dòng)勾選人員組成會(huì )議，極大加快了會(huì )議效率。與OA系統對接二次開(kāi)發(fā)可與人員庫進(jìn)行無(wú)縫對接。

　　黨政機關(guān)和一些大型企業(yè)，為滿(mǎn)足不同部門(mén)之間的使用需求，通常會(huì )配備多個(gè)會(huì )議室，智會(huì )云無(wú)紙化會(huì )議系統支持多會(huì )議管理，可集中管理所有的會(huì )議室，不同會(huì )議室之間可以同時(shí)召開(kāi)會(huì )議，也可以發(fā)起會(huì )議預約，由管理員進(jìn)行審批，審批時(shí)，系統自動(dòng)判斷審批的會(huì )議是否與其它會(huì )議存在時(shí)間沖突，并提醒審批人，使得各部門(mén)單位可進(jìn)行實(shí)時(shí)有效的信息溝通。

　　在無(wú)紙化系統后臺可上傳、下載、刪除會(huì )議文件，支持將文件分發(fā)到不同的會(huì )議室，并可以設置客戶(hù)端查看、上傳、下載權限。同屏時(shí)可發(fā)起單人、多人交互電子白板，實(shí)現邊說(shuō)邊寫(xiě)的會(huì )議體驗。

　　會(huì )議進(jìn)行時(shí)，可在系統后臺實(shí)現對設備、界面、功能的實(shí)時(shí)控制，甚至還可以控制不同的會(huì )議，只需點(diǎn)一下按鈕，即可執行相關(guān)操作，參會(huì )人員有權限可以隨時(shí)發(fā)起同屏廣播或跟隨廣播，主講人可以將自己對文檔的操作同步給全體人員。

　　智會(huì )云無(wú)紙化信號處理系統，實(shí)現了會(huì )議中數字信號與網(wǎng)絡(luò )信號的隨意轉換?？蓪o(wú)紙化客戶(hù)端的數字信號轉換為視頻信號同步至大屏幕，特有的編解碼轉換方式，保證視頻的低延遲高清晰，同時(shí)支持會(huì )議的實(shí)時(shí)簽到顯示、實(shí)時(shí)投票跳票顯示，多個(gè)會(huì )議標語(yǔ)的顯示與切換，全部操作一鍵點(diǎn)擊完成，無(wú)需二次操作。

　　同時(shí)實(shí)現了將外部視頻信號，如遠程視頻會(huì )議、攝像頭、筆記本傳輸過(guò)來(lái)的視頻信號轉換為數字信號，低延遲高清晰的展現與無(wú)紙化客戶(hù)端，無(wú)紙化客戶(hù)端可針對畫(huà)面進(jìn)行查看，批注等操作，可任意選擇人員接收外部信號。

　　整體效果

　　會(huì )議整體效果

　　一鍵啟動(dòng)會(huì )議模式 ：將無(wú)紙化會(huì )議與中控系統進(jìn)行無(wú)縫對接，專(zhuān)門(mén)定制軟件接口通過(guò)傳輸數據控制整場(chǎng)會(huì )議硬件設備自動(dòng)開(kāi)啟，軟件自動(dòng)開(kāi)始運行。用戶(hù)只需會(huì )議開(kāi)啟前，打開(kāi)主控的電腦選擇預設好的會(huì )議一鍵點(diǎn)擊會(huì )議模式開(kāi)啟，室內溫度以及燈光自動(dòng)調整至最佳，無(wú)紙化軟件運行，會(huì )議歡迎界面自動(dòng)呈現，人員依次對號入座快速開(kāi)啟會(huì )議，點(diǎn)擊進(jìn)入會(huì )議后所需會(huì )議資料按照順序類(lèi)別要求清晰羅列，極大的增加會(huì )議效率，等待會(huì )議結束后，一鍵點(diǎn)擊會(huì )議關(guān)閉，會(huì )議批注資料自動(dòng)存檔，所有會(huì )議設備自動(dòng)歸位關(guān)機，給予用戶(hù)極佳體驗感。