選購視頻會(huì )議的關(guān)鍵

　　作為企業(yè)客戶(hù)，尤其是中小企業(yè)客戶(hù)、預算有限的客戶(hù)，如何選擇視頻會(huì )議系統呢?這個(gè)問(wèn)題的答案并不復雜，主要的選擇模式無(wú)外乎有三種。

　　第一， 看別人用了什么，看政府機關(guān)用了什么、中石油，中石化這些巨頭用了什么、或者去看自己的兄弟企業(yè)，行業(yè)伙伴用了什么;第二，看誰(shuí)的視頻會(huì )議系統更為先進(jìn)、介紹花哨、科技名詞多、專(zhuān)利技術(shù)強大;第三，通過(guò)深入研究自己的業(yè)務(wù)流，找到自己到底需要什么，購買(mǎi)合適且開(kāi)放易于升級的產(chǎn)品。

　　以上三種選購方式都具有合理性。比如，參照別人的方式，如果真的有合適的參考目標，那將是事半功倍的方法;而以產(chǎn)品的先進(jìn)性為主要選擇要點(diǎn)，也符合科技行業(yè)最流行的“思維方式”——誰(shuí)都不想購買(mǎi)的產(chǎn)品很快又被淘汰。但是，這兩種方式也很容易出現“選擇誤差”：即產(chǎn)品固然優(yōu)秀，卻最終不適用于自己的業(yè)務(wù)流程。所以，最好的選購方式是第三種，以自己業(yè)務(wù)需求為中心的選擇原則。

　　但是，對于很多人“業(yè)務(wù)需求”這個(gè)表述依然是“如此的高大上”。再小的公司也會(huì )五臟俱全，業(yè)務(wù)流程包含方方面面。各種的業(yè)務(wù)環(huán)節到底哪些能決定“視屏會(huì )議”系統的選購呢?對這個(gè)問(wèn)題還可以再次簡(jiǎn)化：將思考“業(yè)務(wù)需求”，變成思考“怎樣開(kāi)會(huì )”。

　　視頻會(huì )議系統的核心應用和意義離不開(kāi)“開(kāi)會(huì )”這兩個(gè)字。視頻會(huì )議系統的發(fā)明就是為了能夠更好的解決“不同地域范疇內人員即時(shí)開(kāi)會(huì )的問(wèn)題”——也許，此前的電話(huà)溝通、電報溝通、電子郵件溝通已經(jīng)部分解決“不同地域人員即時(shí)開(kāi)會(huì )”的問(wèn)題。但是，這些溝通方式做不到“聲情并茂”，無(wú)法將肢體語(yǔ)言，眾多人的集中的情緒態(tài)度傳達給對方，進(jìn)而造成了溝通效率的下降。如果采用高清視頻會(huì )議系統，那么這些問(wèn)題就會(huì )迎刃而解：高清晰的同步音視頻應用，將最大限度的拉近空間距離，創(chuàng )造類(lèi)似面對面的會(huì )商氛圍和效果。

　　不過(guò)，高清視頻會(huì )議系統的意義還不只于“人和人的溝通”，他還是“人和物”的溝通的好幫手——在這一點(diǎn)上，傳統遠程通信技術(shù)無(wú)法與之媲美。通過(guò)高清視頻，能夠實(shí)時(shí)展示對具體產(chǎn)品、文件的“操作、調試、應用和最終效果”。對于視頻會(huì )議的此種神效，可以拿遠程銷(xiāo)售行業(yè)做例子說(shuō)明：對于傳統的電話(huà)銷(xiāo)售，人們理解產(chǎn)品完全靠聽(tīng)、說(shuō)、問(wèn)和日常經(jīng)驗的參照。但是，變成了電視銷(xiāo)售，則可以具體演示、展現產(chǎn)品細節，達到最接近真實(shí)使用的推銷(xiāo)效果。——視頻會(huì )議系統所延伸出的這種“人和物”的溝通，就是該行業(yè)最常提到的“辦公協(xié)同”應用的最核心部分。

　　知道了視頻會(huì )議系統的核心應用和意義，就可以將這種技術(shù)系統與企業(yè)的“日常業(yè)務(wù)”，特別是“開(kāi)會(huì )”流程整合起來(lái)。對此，還要以舉例的方式做具體說(shuō)明：

　　比如，某企業(yè)遇到一個(gè)新客戶(hù)，提出了新的產(chǎn)品設計或者服務(wù)要求：這不僅需要銷(xiāo)售部門(mén)和技術(shù)開(kāi)發(fā)部門(mén)做出表態(tài)，由于要引入新的研發(fā)設計，便會(huì )產(chǎn)生更高的服務(wù)成本，這就需要企業(yè)主管甚至老總拍板。但是，不巧的是，銷(xiāo)售團隊在北京、技術(shù)團隊在上海，老總休假去了三亞。為了最多一天半天，甚至一個(gè)小時(shí)就能完成的會(huì )議，著(zhù)實(shí)不值得將三地人員大費周章的集中到一起。

　　這時(shí)候，視頻會(huì )議系統就可以發(fā)揮作用了。比如，采用廈門(mén)億聯(lián)公司專(zhuān)為中小企業(yè)定制的yealink VC400系統，主系統MCU VC400部署在上海的研發(fā)部門(mén)會(huì )議室;一個(gè)VC120分支系統部署在北京銷(xiāo)售部門(mén)會(huì )議室;另一個(gè)分支系統部署在上海研發(fā)部門(mén)的實(shí)驗和展示中心。而遠在三亞的老總則使用3G視頻手機和電腦PC接入會(huì )議系統。在系統中研發(fā)和銷(xiāo)售部門(mén)可以分別發(fā)言，同時(shí)研發(fā)部門(mén)可以展示項目改進(jìn)的模擬效果。每個(gè)部門(mén)和參與者可以應用該套系統的雙屏功能，同時(shí)觀(guān)看人物發(fā)言視頻、文檔材料和實(shí)物展現。最后，公司老總可以具體的在項目文件上“圈點(diǎn)勾畫(huà)”給出最終的決策意見(jiàn)。同時(shí)，這一系列的過(guò)程，可以再任何的一個(gè)客戶(hù)端，VC400或者VC120系統上形成完整錄像。

　　以上這個(gè)例子，具體說(shuō)明了視頻會(huì )議用于一般會(huì )議流程時(shí)“每一部分、每一步驟具體做什么”。作為系統使用者，客戶(hù)最需要了解和思考的既是，到底自己的那些業(yè)務(wù)有需要、也能夠裝入“視頻會(huì )議”，并以此為基礎進(jìn)行產(chǎn)品選購。

　　解決這個(gè)問(wèn)題就需要再回到“如何開(kāi)會(huì )”的話(huà)題：這個(gè)問(wèn)題可以細分為如下情況。1.會(huì )議是傳達型的會(huì )議，核心領(lǐng)導講話(huà)、部門(mén)領(lǐng)導表態(tài)即完畢;2.會(huì )議是討論性的會(huì )議，有很多即時(shí)的發(fā)言、具體文件，物品的展示;3.會(huì )議是學(xué)習型的會(huì )議，主要是主講人發(fā)言，輔助部分人員的提問(wèn)，展示多以文件為主;4.會(huì )議是臨時(shí)性的會(huì )議，隨時(shí)有新的人員加入，甚至有其他通信手段和系統加入;5會(huì )議是流水型的會(huì )議，主要會(huì )議主持人員不動(dòng)，但是其它會(huì )議參與者獨立分組加入，相當于多個(gè)會(huì )議連續開(kāi);6.會(huì )議以現場(chǎng)觀(guān)摩為主，需要多種通信支持，雙屏雙流顯示，移動(dòng)通信支持;7.會(huì )議是危機處理和決策性的，需要特種設備信號支持和多種通信系統支持……等等。

　　以上這些分類(lèi)，難以概括所有的會(huì )議系統應用場(chǎng)景。但是，由這些分析卻可歸納出一系列的產(chǎn)品應用特點(diǎn)：首先是上文已經(jīng)提到的“多方人員溝通”、“人與物的溝通”、“雙屏雙流”、“多通信手段”等，但是除此之外還會(huì )有另一個(gè)問(wèn)題，那就是系統兼容需求。這個(gè)兼容性主要包括兩方面的意義：一是，系統能擴展功能，軟件不斷升級，融合更多的統一通信概念;二是此系統能和外部品牌的產(chǎn)品無(wú)縫連接、配合應用。尤其是后者，對于好的視頻會(huì )議系統是必須的條件。

　　比如，企業(yè)銷(xiāo)售和研發(fā)部門(mén)可能同時(shí)需要與客戶(hù)溝通。但是客戶(hù)企業(yè)卻沒(méi)有“義務(wù)”采購完全一樣的視頻會(huì )議系統。在這種情況下，億聯(lián)V400系列產(chǎn)品就能發(fā)揮更好的應用效果：該系統采用了H.264 High Profile算法、支持寬帶自適應，在同等視頻質(zhì)量下節省50%的帶寬需求，能夠適應“不同及更惡劣的寬帶環(huán)境”;該系統采用H.323和SIP雙協(xié)議，廣泛兼容其他主流視頻會(huì )議系統及終端、統一通信平臺及IP-PBX，讓用戶(hù)升級擴容無(wú)憂(yōu);該系統更采用了能與視頻話(huà)機、移動(dòng)終端(智能手機、Pad)實(shí)現互聯(lián)互通的多種通信系統融合技術(shù)，擴大產(chǎn)品的外周應用和兼容范疇。

　　融入既有的業(yè)務(wù)流程，滿(mǎn)足既有會(huì )議形式需求，同時(shí)具有更好的兼容和擴展性：這是對一款好的視頻會(huì )議系統的最基本要求。如果還要針對中小企業(yè)用戶(hù)提出一些 “進(jìn)階性”的需求，那么易于部署和維護、綜合成本低，性?xún)r(jià)比高將是另兩個(gè)必須的條件。在這方面，億聯(lián)VC400系列產(chǎn)品是不錯的表率。

　　目前，視頻會(huì )議系統已經(jīng)更為深入與廣泛的應用到生產(chǎn)、生活和諸多管理領(lǐng)域。尤其是對于中小企業(yè)，降低差旅成本、提升溝通效率、助理企業(yè)發(fā)展，視頻會(huì )議正在成為必備的業(yè)務(wù)發(fā)展利器。選好、用好視頻會(huì )議，已經(jīng)是很多企業(yè)IT部門(mén)、各主要業(yè)務(wù)部門(mén)的“必修課”。本文的目的就在于用“如何開(kāi)會(huì )”這樣一個(gè)最簡(jiǎn)單的模式，告訴更多的消費客戶(hù)“高科技并不復雜”，選購應用都可以如此簡(jiǎn)單。